در دنیای امروز که تعاملات دیجیتالی و فوری ارزشمند است، مسئله دیگر به صورت عمده موارد استفاده از امضای الکترونیکی نیست بلکه مسئله‌ای که شرکت‌ها بیشتر با آن درگیر هستند این است که چه زمانی باید از امضای خیس استفاده کرد. در حالی که امضای الکترونیکی تقریباً در تمامی حوزه‌های قضایی و صنعتی برای بیش از ۲۰ سال از نظر قانونی لازم الاجرا بوده است، هنوز هم در بعضی موارد نمی‌توان هیچ چیز را جایگزین امضای خیس کرد. در مطالب قبلی در مورد امضای الکترونیکی پیشرفته صحبت کردیم. در اینجا، ما به شرایط خاص اما مهمی اشاره خواهیم کرد که در آنها نیاز به استفاده از کاغذ و قلم خواهید داشت.
امضای خیس چیست؟
منظور از امضای خیس، امضای دست‌نویس با جوهر خیس است که روی یک تکه کاغذ انجام می‌شود. از زمانی که قانون ESIGN در سال ۲۰۰۰، و سپس قانون تراکنش های الکترونیکی یکنواخت (UETA) در ایالات متحده، تصویب شد، امضاهای الکترونیکی به طور قانونی به رسمیت شناخته شدند. در طول سال‌ها، امضای الکترونیکی (eSignature) به دلیل راحتی بیشتر، تقریباً در تمامی صنایع، جایگزین امضاهای سنتی یا همان امضای خیس شده‌اند.
با این حال، هنوز شرایط استثنایی وجود دارد که باید از امضای خیس استفاده شود. این استثناها موضوع بخش های بعدی خواهد بود.
چه زمانی امضای خیس در بانکداری لازم است؟
اکثریت قریب به اتفاق فرم‌ها و اسناد بانکی اجازه امضای الکترونیکی را به مشتریان می‌دهند. حتی تراکنش‌های بانکی با ارزش بالا، مانند گرفتن وام مسکن، با استفاده از امضاهای الکترونیکی قابل انجام است. اما هنوز هم استثناهایی در دنیا وجود دارد که در آنها نیاز به استفاده از امضای سنتی است. رویدادها و سناریوهای زیر نیاز به امضای خیس روی کاغذ فیزیکی دارند:
- وصیت نامه: ایالت‌هایی در آمریکا که قانون پذیرش وصیت نامه الکترونیکی یکنواخت را تصویب کرده‌اند شامل ایالت‌های نوادا، فلوریدا، ایندیانا، آریزونا، یوتا و کلرادو است. ایالت‌های مستثنای کانادا برای امضای الکترونیکی هم شامل ایالت‌های انتاریو، مانیتوبا و کبک است. تعداد بیشتری از حوزه‌های قضایی در حال تایید وصیت نامه‌های الکترونیکی هستند.
- شرکت‌های تراست
- اسناد: در حالی که از نظر فنی، اسناد را می توان با استفاده از امضای الکترونیکی امضا کرد، اما معمولاً اینطور نیست. به این دلیل که اسناد نیاز به شاهدان فیزیکی دارند. اگر سندی به صورت الکترونیکی امضا شده است، توصیه می‌شود که یک بند برای شاهد درج شود تا تأیید کند که حضور فیزیکی داشته است.
- خدمات اسناد رسمی
چه زمانی امضای خیس در بیمه لازم است؟
در سراسر ایالات متحده و سایر نقاط جهان، امضاهای الکترونیکی روند دریافت تاییدیه بیمه‌گذار، امضای فرم‌های اولین اطلاعیه ضرر (FNOL) و موارد دیگر را برای نمایندگان آسان می‌کند.
قانون فدرال امضاهای الکترونیکی در تجارت جهانی و ملی (۱۵ U.S.C. § ۷۰۰۱ et. seq.)، به صنعت بیمه اجازه می‌دهد تا در صورت رضایت مصرف‌کننده برای شرکت در یک تراکنش الکترونیکی، از امضاها و سوابق الکترونیکی استفاده کند و آنها را بپذیرد.
در ایالت نیویورک، صرف نظر از نحوه اخذ رضایت، شرکت‌های بیمه باید مدارکی مبنی بر موافقت مصرف‌کننده با انجام معاملات الکترونیکی داشته باشند.
تا همین اواخر، صنعت بیمه در هند امضای خیس را در مورد پیشنهادات بیمه سلامت الزامی کرده بود. از آن زمان تا کنون این روند را با چنین الزاماتی انجام داده است. این معافیت‌ها همه بیمه‌های سلامت، موتور، آتش‌سوزی (شامل خانه‌ها و/یا محتوای صادر شده برای افراد)، بیمه بسته (صادر شده برای افراد) و همه بیمه‌نامه‌های متفرقه صادر شده برای افرادی را شامل می‌شود که مبلغ بیمه‌شده بیش از ۵ کرور روپیه نباشد.
تنها در صورتی می توان از امضای خیس جلوگیری کرد که بیمه‌گذاران از طریق پیامک به مشتریان در مورد صدور اسناد بیمه نامه به صورت الکترونیکی اطلاع دهند و مکانیسم‌هایی برای تأیید دریافت سند و حفظ کلیه سوابق الکترونیکی در اختیار داشته باشند.
قانون‌گذار این قانون در هند اذعان داشت: «هر زمان که بیمه‌گذاران یک نسخه فیزیکی از سند بیمه نامه یا کپی از سند را درخواست کنند، باید در دسترس قرار گیرد.» این معافیت تا ۳۱ مارس ۲۰۲۱ اجرا شده است.
چه زمانی امضای خیس در املاک و مستغلات مورد نیاز است؟
یک فروشنده برای انتقال مالکیت خانه خود به خریدار به نوعی سند مکتوب نیاز دارد. در گذشته، فروشنده باید به طور فیزیکی سند را امضا می‌کرد و یک سردفتر باید شاهد امضای فروشنده بود.
امروز اما در برخی از ایالت‌های آمریکا امضای الکترونیکی و اسناد رسمی از راه دور آنلاین را می‌پذیرند. این بدان معناست که فروشنده ملک می‌تواند در خانه مقابل رایانه ای که دارای میکروفون و دوربین است بنشیند و اسناد فروش خود را به صورت الکترونیکی در مقابل دفتر اسناد رسمی امضا کند. سردفتر در جای دیگری خواهد بود، اما از طریق یک برنامه الکترونیکی مطمئن، می‌تواند فروشنده را حین امضای الکترونیکی اسناد ببیند، هویت او را شناسایی کند و از اسناد امضا شده فروشنده یک پرونده الکترونیکی نگه دارد.
برای اینکه محضر آنلاین بتواند کار انتقال سند را از راه دور انجام دهد، باید سیستمی وجود داشته باشد که اطمینان دهد فروشنده همان کسی است که شما می‌دانید و در واقع اسناد را وی امضا کرده است تا از تقلب در معامله جلوگیری شود. امروزه شرکت‌های محضری آنلاین و از راه دور سیستمی در اختیار دارند که به آنها امکان می‌دهد شخص امضاکننده اسناد را مشاهده کنند و اطلاعات هویتی او را بررسی کنند تا اطمینان حاصل کنند که شخصی که اسناد را امضا می‌کند همان کسی است که آن شخص ادعا می‌کند. این سیستم همچنین ویدیو و تبادل اسناد را برای نگهداری صحیح سوابق بایگانی می‌کند.
موضوع دوم این است که سازمان‌ها دولتی شما باید مایل به پذیرش امضای الکترونیکی باشند. هنگامی که یک فروشنده سندی را قبل از یک دفتر اسناد رسمی آنلاین امضا می‌کند، آنها به صورت الکترونیکی اسناد را امضا می‌کنند. بسیاری از ثبت اسناد و دادگستری ها نیاز به اصل اسناد با امضای خیس دارند.
سومین مانع در سیستم، وام دهندگانی هستند که ممکن است به اسناد اصلی و امضای خیس روی همه اسناد نیاز داشته باشند. در نهایت، برخی از قوانین ایالتی نیاز به امضای خیس روی انواع خاصی از اسناد دارند و دادگاه ها ممکن است قبل از صدور حکم در مورد یک پرونده، امضای خیس روی اسناد را بخواهند.
چه زمانی امضای خیس در خدمات مراقبت‌های بهداشتی مورد نیاز است؟
به طور کلی، اسنادی که نیاز به امضای بیمار دارند، مانند فرم‌های انتشار اطلاعات (رضایت) و برنامه‌های درمانی، به امضای خیس نیاز دارند. اگر هر یک از طرفین معامله مراقبت های بهداشتی با ارائه امضای دیجیتال رضایت ندهد، به جای آن باید امضای خیس پذیرفته شود.
چه زمانی امضای خیس توسط حوزه قضایی لازم است؟
در حالی که امضاهای الکترونیکی عموماً به طور قانونی در سراسر جهان به رسمیت شناخته می‌شوند، اما هنوز استثناهای زیادی وجود دارد. در ادامه به تفکیک آن استثناها بر اساس کشورها پرداخته‌ایم.
در قانون انگلیس
مدارکی که باید در اداره مالیات بریتانیا یا اداره ثبت زمین ثبت شود.
در قانون ایالات متحده آمریکا
- سفته
- اسناد محضری
- وام مسکن
- مدارک تراست
- سایر اسناد وثیقه
در قانون کانادا
- سفته
- تضمین‌های شخصی
- اسناد رهن محضری
- پاوراق بهادار ثبت شده در بانک کانادا
۱. در قانون آلمان
- انتقال یا تعهد سهام در GmbH (اصطلاح شرکت با مسئولیت محدود آلمانی)
- انتقال املاک و مستغلات، یا هزینه رهن/زمین بر روی املاک باید محضری باشد.
در قانون فرانسه
ابزارهای الکترونیکی را نمی‌توان برای اسناد معینی مانند اسناد خصوصی مربوط به امنیت شخصی یا واقعی، اعم از قانون مدنی یا تجارت، مورد استفاده قرار داد، مگر اینکه این اسناد توسط شخصی برای اهداف حرفه‌ای خود منعقد شده باشد.
در قانون ژاپن
- زمانی که امضا یا مهر و موم جوهر خیس مورد نیاز است.
- اسنادی که باید به صورت چاپی کتبی باشند، به عنوان مثال، اسناد امنیتی که باید تکمیل یا تایید شوند یا قراردادهای اجاره مدت معینی بر اساس قانون اجاره زمین و ساختمان.
در قانون لوکزامبورگ
زمانی سند امضا شده با جوهر خیس مورد نیاز است، برای مثال، برای قراردادهایی که ایجاد یا انتقال حقوق در املاک و مستغلات را انجام می‌دهند و قراردادهایی که طبق قانون مستلزم دخالت دادگاه‌ها، مقامات دولتی یا حرفه‌هایی هستند که اختیارات عمومی را اعمال می‌کنند.
در قانون نیویورک
قانون امضاها و سوابق الکترونیکی (ESRA) طبقات خاصی از اسناد را از قاعده کلی مستثنی می کند که امضاها و سوابق الکترونیکی مانند امضاهای جوهر خیس و نسخه های چاپی اصلی یکسان تلقی می شوند، از جمله:
- در مواردی که امضای جوهر خیس به طور خاص توسط قوانین دیگر مورد نیاز است (به عنوان مثال، برخی پرونده‌ها یا اسناد قضایی، نظارتی، ثبتی یا سایر اسناد دولتی؛ دو مثال گویا عبارتند از: اسناد املاک ثبت شده که در آن اداره ثبت محلی تصمیم گرفته است امضای الکترونیکی را نپذیرد. امضاها و اسناد مربوط به موارد ورشکستگی که قوانین محلی نیاز به امضای جوهر خیس دارند)
- اسناد قابل معامله و سایر اسناد مالکیت (مگر اینکه نسخه الکترونیکی معتبری ایجاد شود که منحصر به فرد، قابل شناسایی و غیرقابل تغییر باشد و جز به شکلی که به راحتی قابل شناسایی باشد به عنوان کپی قابل کپی‌‌برداری نباشد)
در قانون لهستان
اگر امضای جوهر خیس، از جمله اسناد رسمی، یا QES به موجب قانون یا یک قرارداد تنظیم شده الزامی باشد، سند را نمی توان به صورت دیجیتالی امضا کرد. مثال‌ها عبارتند از:
- قراردادهای خرید املاک و مستغلات
- قرارداد تعهد ثبت شده
- اظهارنامه در مورد وام مسکن
در قانون سنگاپور
فهرست مستثنی شده در قانون معاملات الکترونیکی (سرفصل ۸۸ قانون) شامل اسناد قابل معامله، اسناد مالکیت، حواله یا برات کتبی، اسناد، اظهارنامه های امانی، وکالت نامه‌ها و قراردادهای فروش یا سایر تصرفات غیر منقول است.
در قانون اسلواکی
اگر براساس قانون یا قرارداد تنظیم شده یا سیاست‌های داخلی یکی از طرفین فرم کتبی سند الزامی باشد، امضای سند به این صورت توصیه نمی‌شود.
اسنادی که باید در قالب سند رسمی تنظیم شوند، به صورت رسمی یا مشمول فوق قانونی شوند، یا در حضور سردفتر یا شهود تنظیم شوند، نمی‌توانند به این ترتیب امضا شوند.
در قانون اسپانیا
- امضای خیس برای برخی از ابزارهای قابل معامله مورد نیاز است.
- مدارکی که باید توسط دفاتر اسناد رسمی به سند رسمی ارتقاء یابد و یا در دفتر ثبت عمومی مربوطه ثبت شود و یا هر تشریفات دیگری الزامی است.
- برخی از قراردادهای تجاری در اسپانیا به دلایل مختلف معمولاً برای تأیید شواهد مربوط به ظرفیت و اعتبار و به دلیل اینکه اسناد عمومی برای اهداف اجرایی عنوان اجرایی در نظر گرفته می‌شوند، به وضعیت سند عمومی تبدیل می‌شوند.
در قانون هلند
- اسنادی که طبق قانون مستلزم مداخله دادگاه، مرجع عمومی (مثلاً سردفتر اسناد رسمی قانون مدنی) یا حرفه‌ای هستند که وظیفه عمومی را انجام می دهند، برای مثال اسناد رسمی مانند سند انتقال سهام یا املاک.
- اسنادی که طبق قانون نیاز به امضای الکترونیکی دارای شرایط لازم دارند، برای مثال اسنادی که به امضای الکترونیکی تحت قانون ثبت زمین، بیمه نامه‌های الکترونیکی و آرای داوری الکترونیکی نیاز دارند.
در قانون امارات
برای مثال، اگر امضای خیس مورد نیاز باشد، سند باید محضری شود یا سند مربوط به فروش، خرید یا اجاره اموال غیر منقول باشد.
در قانون چک
- در صورتی که طبق اساسنامه، با توافق طرفین یا بر اساس سیاست‌های داخلی یکی از طرفین، فرم کتبی سند مورد نیاز باشد، امضای سند از این طریق توصیه نمی‌شود.
- اسنادی که نیاز به امضای رسمی تایید شده دارند (مانند قراردادهای خرید سهام در رابطه با سهام یک شرکت با مسئولیت محدود) و اسنادی که باید در قالب سند رسمی تنظیم شوند (مثلاً اساسنامه یک شرکت سهامی یا شرکتی با مسئولیت محدود) را نمی‌توان به این شکل امضا کرد.
در قانون چین
- در صورت نیاز به امضای خیس، به عنوان مثال اسناد انتقال منافع در اموال غیر منقول و اسنادی که باید در مراجع بایگانی/ثبت شوند.
امضای خیس در مقابل امضای الکترونیکی
امضاهای خیس برای استفاده در محیط های تجاری و دولتی ایمن نیستند زیرا جوهر خیس قابل کپی است اما جعل آن سخت‌تر است.
امضای دیجیتال پس از مدت زمان مشخصی منقضی می‌شود، بنابراین برای معاملات بلندمدت یا اسناد قانونی مناسب نیستند. با این حال، نمی‌توان آنها را مانند جوهر خیس جعل کرد.
امضاهای الکترونیکی امن‌تر از جوهر خیس یا کپی‌های دیجیتالی هستند و منقضی نمی‌شوند، بنابراین برای تراکنش‌های بلندمدت، اسناد حقوقی و قراردادها مناسب هستند.
علیرغم مزایای آشکار امضای الکترونیکی، امضای خیس گاهی تنها گزینه قانونی موجود در طول معامله است.
یوآیدی اولین سرویس احراز هویت دیجیتال در کشور است که فرایند احراز هویت کاربران را با الگوریتم های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین نظیر تشخیص چهره و تشخیص زنده بودن چهره کاربر انجام می دهد. فرایند احراز هویت غیرحضوری با یوآیدی به صورت آنی و با دقت بالای ۹۸ درصد انجام می پذیرد. برای دریافت مشاوره رایگان جهت احراز هویت کاربران خود با کارشناسان ما تماس بگیرید.
