امضای الکترونیکی چیست
امضای الکترونیکی بر اساس ماده دوم قانون تجارت الکترونیک ایران (مصوب ۱۳۸۲) یک تعریف مشخص و کامل دارد که به شرح زیر است:
«هر نوع علامت منضم شده یا به نحو منطقی، متصل شده به داده پیام، که برای شناسایی امضاکننده داده پیام، مورد استفاده قرار می‌گیرد.»
بر اساس ماده هفتم همین قانون، در هر جا که قانون وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیکی نیز کفایت می‌کند. به این معنا که امضای الکترونیکی همان آثار و اعتبار امضای دستی را دارد و می‌تواند در دادگاه و مراکز حقوقی مورد استناد قرار گیرد.
در واقع، امضای الکترونیکی معادل دیجیتالی امضای دست‌نویس است و برای تایید هویت فرد و تایید محتویات یک سند الکترونیکی به کار می‌رود. با این تفاوت که با مفهومی دقیق‌تر و حاشیه امنیت بیشتر شناخته می‌شود؛ چرا که توسط سلسله کدهای امن، ساخته و پرداخته شده و دسترسی دیگران به آن عملاً ممکن نیست، تا وقتی که شخص صاحب امضا آن را با دیگران به اشتراک بگذارد.
امضای الکترونیکی، می‌تواند اشکال مختلفی به خود گیرد. مثلا:
۱. وقتی در یک وب‌سایت، گزینه “من موافقم” را برای پذیرش شرایط و قوانین انتخاب می‌کنید، این یک نوع امضای الکترونیکی است.
۲. وارد کردن رمز عبور یا کد ملی در یک فرم آنلاین نیز می‌تواند به عنوان امضای الکترونیکی محسوب شود.
۳. امضای قراردادهای آنلاین، مانند قراردادهای بیمه یا وام‌های بانکی، با استفاده از نرم‌افزار یا اپلیکیشن‌های مخصوص، نمونه‌ای دیگر از کاربرد امضای الکترونیکی است.
مقاله پیشنهادی: قانون امضای الکترونیکی
تفاوت بین امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال
قبل از این که به تفاوت‌های امضای الکترونیکی (Electronic Signature) و امضای دیجیتال (Digital Signature) بپردازیم، باید همانند امضای الکترونیکی، با تعریف جامع و کامل امضای دیجیتال نیز آشنا شوید.
امضای دیجیتال نوع خاصی از امضای الکترونیکی است که از تکنیک‌های رمزنگاری پیشرفته برای تایید هویت امضا کننده و حفظ یکپارچگی سند استفاده می‌کند. به عبارت دیگر، امضای دیجیتال یک کد دیجیتالی است که به پیام ارسالی به صورت الکترونیکی ضمیمه می‌شود. این نوع امضا، امنیت بسیار بالایی دارد و اغلب توسط قانون‌گذاران به رسمیت شناخته شده است.
مقاله پیشنهادی: امضای دیجیتال چیست
با توجه به اینکه امضای دیجیتال، از فرآیندهای برنامه‌‌نویسی‌شده پیشرفته برای رمزگذاری و رمزگشایی داده‌ها استفاده می‌کند، سطح بسیار بالاتری از امنیت را نسبت به سایر انواع امضاهای الکترونیکی ارائه می‌دهد و دارای استاندارد زیرساخت کلید عمومی (public key infrastructure) است.
تفاوت‌های اصلی بین امضای الکترونیکی و امضای دیجیتال را می‌توان اینگونه تعریف کرد:
| موضوع | امضای الکترونیکی | امضای دیجیتال |
| نحوه ایجاد | می‌تواند با تایپ نام، کشیدن امضا یا بارگذاری تصویر امضا انجام شود. | با استفاده از الگوریتم‌های رمزنگاری و گواهی دیجیتال صادر شده توسط مرجع معتبر، ایجاد می‌شود. |
| سطح امنیت | در سطح ساده ممکن است امنیت بالایی نداشته باشد. | سطح امنیت بسیار بالایی دارد و غیرقابل‌تغییر پس از امضا است. |
| احراز هویت امضا کننده | ممکن است نیاز به احراز هویت دقیق نداشته باشد. | هویت امضا کننده توسط گواهی دیجیتال معتبر به صورت قطعی تأیید می‌شود. |
| اعتبار قانونی | در ایران و بسیاری از کشورها دارای اعتبار قانونی است. | به طور خاص برای استفاده در اسناد رسمی، قضایی و تجاری با الزامات سختگیرانه قانونی به کار می‌رود. |
| قابلیت پیگیری و اثبات در دادگاه | به صورت محدود، بسته به نوع پیاده‌سازی. | دارای «سند تکمیل امضا» (Certificate of Completion) با قابلیت پیگیری دقیق در صورت نیاز حقوقی. |
| کاربرد | مناسب برای امضای فرم‌های ساده، قراردادهای فریلنسری، تاییدیه‌ها و فرم‌های آنلاین. | مناسب برای قراردادهای رسمی، اسناد مالی، اسناد دولتی و اسناد قابل پیگرد قضایی. |
انواع امضاهای الکترونیکی
طبق پارامترهای مبتنی بر مقررات eIDAS اتحادیه اروپا، ESIGN آمریکا و منابع DocuSign و TechTarget، می‌توان انواع امضای الکترونیکی را بر اساس سطح امنیت، نحوه احراز هویت و زیرساخت‌های فنی، به سه دسته‌ی اصلی تقسیم‌بندی کرد:
۱. امضای الکترونیکی ساده (Plain Digital Signature)
ابتدایی‌ترین و کم‌امنیت‌ترین نوع امضای الکترونیکی است. در واقع، امضای الکترونیکی ساده (Plain Digital Signature) ساده‌ترین نوع امضای الکترونیکی است که در آن، امضاکننده نام خود را با استفاده از یک نرم‌افزار یا اپلیکیشن مناسب و با استفاده از وسیله‌ای مانند موس، تاچ‌پد، قلم یا صفحه نمایش تلفن همراه، وارد می‌کند.
این نوع امضای الکترونیکی امنیت پایینی داشته و برای مواردی که نیاز به امنیت بالایی نیست، مانند امضای قراردادهای ساده، مناسب است.
ویژگی‌های این نوع امضای الکترونیکی:
- نیاز به احراز هویت قوی ندارد.
- معمولاً رمزنگاری یا گواهی دیجیتال ندارد.
- برای اسناد کم‌اهمیت و ریسک پایین مناسب است.
تایپ نام در فرم ثبت‌نام یا کشیدن امضا با انگشت روی صفحه موبایل جزو نمونه‌های امضای الکترونیکی ساده (Plain Digital Signature) هستند.
۲. امضای الکترونیکی پیشرفته (Advanced Digital Signature)
این نوع امضای الکترونیکی امنیت بالاتری نسبت به امضای الکترونیکی ساده دارد و از تکنیک‌های رمزنگاری برای ایجاد یک ارتباط امن بین امضاکننده و سند یا پیام استفاده می‌کند.
امضای الکترونیکی پیشرفته برای مواردی که نیاز به امنیت بالایی است، مانند امضای قراردادهای تجاری یا اسناد رسمی، استفاده می‌شود. این نوع امضا نیز ویژگی‌های خاص خود را دارد که عبارتند از:
- امنیت بیشتری را فراهم می‌کند.
- اطمینان حاصل می‌کند که فقط امضاکننده مورد نظر می‌تواند به سند دسترسی داشته باشد و آن را امضا کند، در نتیجه خطر تقلب کاهش می‌یابد.
- معمولاً از زیرساخت کلید عمومی (PKI) برای تولید و اتصال یک گواهی دیجیتال به امضای الکترونیکی استفاده می‌کند.
- امضاکننده کنترل انحصاری کلید خصوصی را در اختیار دارد که برای تایید هویت آن‌ها استفاده می‌شود.
- هنگامی که سند امضا شده توسط AES توسط گیرنده باز می‌شود، مرجع صدور گواهی (CA) تأیید می‌کند که هیچ تغییری در فایل ایجاد نشده است.
- برای معاملات با ریسک متوسط توصیه می‌شود.
الزامات اصلی امضای الکترونیکی پیشرفته شامل موارد زیر است:
- بی‌همتا و مختص فرد امضا کننده باشد.
- توسط امضاکننده (یا تحت اراده انحصاری وی) صادر شده باشد.
- هویت امضا کننده را احراز کند.
- به‌نحوی با داده‌های پیام امضاشده در ارتباط باشد تا تغییرات اعمالی بعدی در داده‌ها را مشخص کند.
امضای الکترونیک پیشرفته، خود انواع مختلفی هم دارد. مثل:
- امضای دیجیتالی
- امضای مبتنی بر رمزنگاری متقارن
- خصوصیت زیست‌سنجی (از طریق ویژگی‌های فیزیکی مانند شکل کف دست)
۳. امضای دیجیتال معتبر (Qualified Electronic Signature)
پیشرفته‌ترین و امن‌ترین نوع امضای الکترونیکی که بر پایه‌ی گواهی دیجیتال صادر شده توسط ارائه دهنده‌ی مورد تایید قانونی (Qualified Trust Service Provider) ساخته می‌شود، است.
مهم‌ترین ویژگی‌های امضای دیجیتال معتبر:
- شامل تمام ویژگی‌های AES است، اما الزاماً باید با ابزار امن تولید امضا (مانند توکن، کارت هوشمند یا ابزار از راه دور) ایجاد شود.
- از نظر قانونی در اتحادیه اروپا و بسیاری از کشورها معادل امضای دستی است.
- تنها نوعی است که الزاماً باید توسط مرجع معتبر صادر و تایید شود.
جالب است بدانید که دستگاه‌های ایجاد امضا، مانند کارت‌های هوشمند، سیم کارت‌ها و USB sticks، برای محافظت از داده‌های ایجاد امضای الکترونیکی امضاکننده استفاده می‌شوند.
از کاربردهای این نوع امضا الکترونیکی، می‌توان به امضای یک سند رسمی یا مالی در سطح بین‌المللی، با استفاده از گواهی امضای دیجیتال صادر شده توسط شرکت‌های مورد تایید دولت یا اتحادیه اروپا اشاره کرد.
امضای الکترونیکی چگونه کار می‌کند؟
برای درک بهتر اینکه امضای الکترونیکی چگونه کار می‌کند، بهتر است تصور کنیم که با یک ابزار هوشمند سر و کار داریم که هم هویت ما را تأیید می‌کند، هم مطمئن می‌شود سندی که امضا کرده‌ایم، بعداً دستکاری نمی‌شود.
وقتی شما از امضای الکترونیکی استفاده می‌کنید (چه با تایپ نام‌تان، چه با کشیدن امضا روی گوشی، یا حتی با یک گواهی دیجیتال)، سیستم امضاکننده، چند کار مهم را هم‌زمان انجام می‌دهد:
۱. تایید هویت شما:
در برخی از انواع پیشرفته‌تر امضای الکترونیکی، از رمزنگاری برای ایجاد یک کد منحصر به فرد استفاده می‌شود که به سند الکترونیکی شما متصل می‌گردد. این کار باعث می‌شود که تغییر سند پس از امضا، به راحتی قابل تشخیص باشد. توجه داشته باشید که فقط شما (و سیستم شما) قادر به ساختن این کد خاص هستید.
۲. محافظت از محتوا با هش (Hash):
در زمان امضا، از اطلاعات سند یک کد خلاصه‌شده به نام هش ساخته می‌شود. این کد مثل اثر انگشت سند شماست. اگر کسی بعداً بخواهد چیزی را در سند تغییر دهد، این کد هش هم تغییر می‌کند و در نتیجه، سیستم بلافاصله متوجه این دستکاری خواهد شد.
۳. استفاده از گواهی‌نامه دیجیتال:
در امضای دیجیتال معتبر، یک فایل مخصوص به نام گواهی‌نامه دیجیتال وجود دارد که توسط یک شرکت معتبر (مرجع صدور گواهی) صادر می‌شود. این گواهی، تضمین می‌کند که امضا واقعاً متعلق به شماست و سیستم‌های قضایی یا حقوقی می‌توانند به آن استناد کنند.
به طور خلاصه، امضای الکترونیکی با استفاده از ترکیب این روش‌ها (و گاهی روش‌های دیگر)، یک روش امن و قابل اعتماد برای امضای اسناد الکترونیکی فراهم می‌کند.
مزایای استفاده از امضای الکترونیکی
پشتوانه حقوقی امضای الکترونیکی در کشور، مهم‌ترین مزیت آن محسوب می‌شود، اما بر اساس پارامترهایی مثل: کاربرد، امنیت و … می‌توان مزایای این نوع امضا را در این موارد خلاصه کرد:
- پشتوانه حقوقی امضای الکترونیکی:
امضای الکترونیکی دارای پشتوانه حقوقی است. در واقع، به موجب ماده هفتم قانون تجارت الکترونیک ایران، امضای الکترونیکی برای تایید هویت و امضای اسناد و قراردادهای حقوقی کفایت می‌کند. به بیان دیگر، هر زمان که قانون وجود امضا را لازم بداند، امضای الکترونیکی می‌تواند جایگزین آن شود. در نتیجه، دیگر نیازی به حضور فیزیکی، تایید هویت فیزیکی و امضای دست‌نویس نیست.
- هویت‌بخشی به سازمان در فضای الکترونیکی:
یکی دیگر از مزایای امضای الکترونیکی این است که گواهی‌های الکترونیکی صادر شده، غیرقابل جعل و بسیار معتبر هستند. همچنین، این گواهی‌ها قابلیت تایید و شناسایی دارند. به همین دلیل، امضای الکترونیکی به سازمان‌ها و موسسات در فضای الکترونیکی هویت و اعتبار می‌بخشد.
- صرفه‌جویی در هزینه‌ها:
استفاده از امضای الکترونیکی، با افزایش سرعت گردش کار در سازمان‌ها، اداره‌ها و موسسات مالی، منجر به کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی اقتصادی می‌شود. به این ترتیب، هزینه‌هایی مانند هزینه نیروی انسانی، پرینت و بایگانی، حذف می‌گردند.
- صرفه‌جویی در وقت:
وقتی برای انجام امضا دیگر نیازی به ایستادن در صف‌های طولانی بانک‌ها یا سازمان‌ها و اداره‌ها نباشد، زمان کارمندان و امضاکنندگان به شکل قابل توجهی صرفه‌جویی می‌شود. در نتیجه، روال انجام کارها با سرعت بیشتری طی می‌شود.
- سرعت بخشیدن به تجارت الکترونیک و کسب‌وکارهای آنلاین:
امضای الکترونیکی، فرایندهای کاری را سرعت می‌بخشد و به کسب‌وکارها و تجارت الکترونیک رونق می‌بخشد. دیگر لازم نیست برای انجام امضا، مسافت‌های طولانی طی شود یا حضور فیزیکی برای انجام تجارت وجود داشته باشد.
- خودکارسازی فرآیندها و افزایش راندمان کاری:
با استفاده از امضای الکترونیکی، راندمان گردش کار به طور چشمگیری افزایش می‌یابد. به این ترتیب، هم کارمندان سازمان‌ها و هم امضاکنندگان می‌توانند به راحتی از اسناد و مدارک امضا شده مطلع شده، مدارک ناقص را تکمیل کنند و اسناد را بازیابی نمایند.
همچنین، بسیاری از سیستم‌های امضای الکترونیکی دارای داشبوردهایی هستند که وضعیت اسناد در صف امضا را نشان می‌دهند. این مزایا باعث می‌شوند تا فرآیند امضا، که در حالت سنتی ممکن بود هفته‌ها یا ماه‌ها طول بکشد، با سرعت و بازدهی بالایی انجام شود.
- سودآوری و درآمدزایی بیشتر:
کاهش زمان و هزینه در فرآیند امضا، به طور مستقیم به سودآوری و درآمدزایی بیشتر برای سازمان و امضاکننده منجر می‌شود.
- امنیت:
امنیت، یکی از کلیدی‌ترین مزایای امضای الکترونیکی است. امضاهای دیجیتال و الکترونیکی، روش‌های مدرن و ایمن برای حفاظت از اطلاعات در سطح شبکه هستند. این موضوع به ویژه در تجارت الکترونیک و تعاملات بین‌المللی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
به طور کلی، امضای الکترونیکی، هویت، امنیت، محرمانگی، امانت‌داری و غیرقابل انکار بودن افراد، کسب و کارها، قراردادها و اسناد را تضمین می‌کند.
- سازگاری با فرایندهای دیجیتال و نرم‌افزارهای کاری:
یکی از مزایای امضای الکترونیکی این است که می‌تواند به راحتی با انواع نرم‌افزارهای سازمانی و سامانه‌های مدیریت اسناد یکپارچه شود. این ویژگی باعث می‌شود فرایندهای کاری سازمان، از جمله گردش‌کارهای قرارداد، صدور فاکتور و مدیریت منابع انسانی، به شکل کامل دیجیتال شده و بدون نیاز به کاغذ انجام شود. این کاربرد از امضای الکترونیکی در کسب‌وکارهای مدرن، به خوبی نشان می‌دهد که کاربرد امضای الکترونیکی فراتر از صرفاً تایید اسناد است و در بهینه‌سازی کل چرخه‌ی سازمانی نیز نقش دارد.
- قابلیت پیگیری دقیق و ارائه گزارش (Audit Trail):
با استفاده از گواهی امضای الکترونیکی، تمامی جزئیات امضا از جمله تاریخ، ساعت، آی‌پی، ابزار امضا و موقعیت جغرافیایی ثبت می‌شود. این اطلاعات تحت عنوان گزارش پیگیری (Audit Trail) قابل استخراج است و در صورت نیاز می‌توان آن را به مراجع قانونی ارائه داد.
این ویژگی باعث می‌شود که تفاوت امضای الکترونیکی با امضای دیجیتالی، بیشتر قابل درک باشد، زیرا تنها در امضاهای پیشرفته و معتبر، چنین قابلیت‌هایی وجود دارد.
- دسترسی جهانی و ۲۴ ساعته:
با توجه به اینکه امضای الکترونیکی از طریق اینترنت انجام می‌شود، افراد در هر زمان و مکان می‌توانند سند مورد نظر خود را امضا کنند. این موضوع به ویژه برای سازمان‌هایی که با مشتریان بین‌المللی یا کارمندان دورکار کار می‌کنند، یک مزیت رقابتی محسوب می‌شود.
در چنین شرایطی، شرایط امضای الکترونیکی نیز باید به‌گونه‌ای باشد که با قوانین و الزامات کشورهای مختلف سازگار باشد؛ به همین دلیل اغلب سازمان‌ها از انواع امضای الکترونیکی معتبر برای قراردادهای بین‌المللی استفاده می‌کنند.
- ارتقاء تجربه کاربری و رضایت مخاطب:
فرآیند سنتی امضا که شامل پرینت، امضا، اسکن و ارسال مجدد است، معمولاً برای کاربران آزاردهنده و وقت‌گیر است. در مقابل، استفاده از امضای الکترونیکی تجربه‌ای سریع، راحت و حرفه‌ای را به کاربران ارائه می‌دهد.
این نکته به ویژه در ثبت‌نام‌های آنلاین، ثبت شرکت‌ها، استخدام‌ها و دیگر فرآیندهای دیجیتال، خود را به خوبی نشان می‌دهد و مزایای امضای الکترونیکی را در جذب و نگهداشت مشتری پررنگ‌تر می‌کند.
- سازگاری با مقررات جهانی:
بر اساس قوانین بین‌المللی مانند ESIGN (آمریکا) و eIDAS (اتحادیه اروپا)، امضای الکترونیکی، نه تنها یک ابزار تأیید ساده بلکه یک ابزار حقوقی رسمی و قابل استناد محسوب می‌شود. اگر سازمان‌ها از گواهی امضای الکترونیکی صادر شده توسط مراجع معتبر استفاده کنند، اسناد امضا شده در بسیاری از کشورها از اعتبار کامل قانونی برخوردار خواهند بود.
موارد استفاده امضای الکترونیکی در ایران
همان طور که می‌دانید، کاربردهای امضای الکترونیکی، با پیشرفت تکنولوژی و تحولات دیجیتال، هر روز بیشتر می‌شود. در ایران نیز، امضای الکترونیکی در زمینه‌های مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌شود:
- کاربرد امضای الکترونیکی در خدمات دولتی:
امضای الکترونیکی در بسیاری از کشورها، از جمله ایران، توسط دولت‌ها به رسمیت شناخته می‌شود. این به تسهیل و تسریع فرآیندهای دولتی و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. برخی از مهم‌ترین کاربردهای امضای الکترونیکی در خدمات دولتی عبارتند از:
۱. کاربرد امضای الکترونیکی در خدمات دولتی به بنگاه‌های اقتصادی: شامل فرایندهای ثبت شرکت، فعالیت‌های ارتباط با وزارت‌خانه‌ها، تکمیل و تحویل اظهارنامه‌های مالیاتی، تعاملات کسب‌وکارها با سازمان‌های دولتی و فرایندهای دریافت پروانه کسب، مجوز صادرات و واردات، بیمه و گمرک.
۲. کاربرد امضای الکترونیکی در خدمات دولتی به شهروندان: شامل رای‌گیری الکترونیکی، تکمیل و ارسال فرم‌های درخواست خدمات خاص، مشاهده سوابق و پیگیری موضوعات مختلف.
۳. کاربرد امضای الکترونیکی در خدمات دولتی به کارمندان دولتی: شامل تقاضا برای تسهیلات، دریافت خدمات مالی و شرکت در همه‌پرسی‌ها و نظرسنجی‌ها.
۴. کاربرد امضای الکترونیکی در تعاملات دولت‌ها: دولت‌ها می‌توانند در تعاملات خود با یکدیگر از امضای الکترونیکی برای تسهیل، تسریع و بهبود امنیت استفاده کنند، به‌ویژه در صورت وجود اتحادیه‌های مشترک.
- کاربرد امضای الکترونیکی در بهداشت و سلامت:
امضای الکترونیکی در حوزه بهداشت و سلامت برای مواردی مانند دریافت و تجویز دارو، ثبت و انتقال اسناد پزشکی و سایر امور مرتبط مورد استفاده قرار می‌گیرد. این امر به افزایش سرعت و امنیت این فرایندها کمک می‌کند.
- کاربرد امضای الکترونیکی در تولید و صنعت:
در بخش تولید و صنعت، امضای الکترونیکی برای ثبت طرح‌ها، تولیدات، حق اختراع، دریافت جواز تاسیس و سایر امور اداری و مالی به کار می‌رود.
- کاربرد امضای الکترونیکی در خدمات مالی:
صنعت خدمات مالی یکی از پیشروترین صنایع در استفاده از امضای الکترونیکی است. مهم‌ترین کاربردهای امضای الکترونیکی در این صنعت عبارتند از:
۱. قراردادهای کاری و مالی، از جمله قراردادهای دورکاری، فریلنسری، قراردادهای مالی و تجاری از راه دور و تجارت الکترونیک
۲. تراکنش‌های مالی از راه دور
۳. اسناد و مدارک بیمه: احتمالاً برای شما هم پیش آمده که همه فرایندهای بیمه را پیش رفته‌اید اما در آخرین لحظه، با این پیام مواجه شده‌اید که «برای امضای فرم‌ها، حضوری به یکی از شعب مراجعه کنید…»؛ این‌جا است که امضای الکترونیکی به فریادتان می‌رسد.
۴. وام‌های بانکی و سایر تسهیلات: در صورتی که تمایل داشته باشید از برخی تسهیلات بانکی با فرایندهای آنلاین، از جمله فرایندهای ثبت‌نام و دریافت آنلاین وام استفاده کنید، امضای الکترونیک به کارتان خواهد آمد. شما می‌توانید تنها با همین امضای الکترونیکی، بدون نیاز به حضور فیزیکی در بانک و تحمل دردسرهای آن، یک وام کاملاً آنلاین دریافت کنید.
- کاربرد امضای الکترونیکی در سیستم های احراز هویت
امضای الکترونیکی نقش مهمی در سیستم‌های احراز هویت ایفا می‌کند، زیرا به تایید هویت فرد در فضای دیجیتال کمک می‌کند. در واقع، امضای الکترونیکی می‌تواند به اندازه امضای دست‌نویس و اثر انگشت در دنیای واقعی، هویت فرد را تایید کند.
به این دلایل، استفاده از امضای الکترونیکی در سیستم‌های احراز هویت، اهمیت زیادی دارد:
- تایید هویت
- جلوگیری از تقلب
- افزایش امنیت
- تسهیل فرآیندها
یوآیدی یک پلتفرم احراز هویت دیجیتال (e-KYC) در ایران است که با استفاده از فناوری‌های هوش مصنوعی، فرآیند احراز هویت کاربران را به صورت آنلاین و در لحظه انجام می‌دهد.
برای دریافت وب سرویس های احراز هویت در کسب‌وکار خود، از طریق فرم با کارشناسان یوآیدی ارتباط بگیرید.
تفاوت بین امضای الکترونیکی و امضای دستی
هر دو نوع امضا—چه دستی و چه الکترونیکی—با هدف تایید هویت، اعلام رضایت و پذیرش محتوای سند مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما تفاوت‌هایی اساسی میان آن‌ها وجود دارد. مثل:
۱. تفاوت امضای الکترونیکی و امضای دستی در روش ایجاد:
امضای دستی: با خودکار یا قلم روی کاغذ زده می‌شود و معمولاً به صورت فیزیکی در حضور طرف مقابل انجام می‌گیرد.
امضای الکترونیکی: داده‌ای دیجیتال است که می‌تواند شامل کشیدن امضا روی صفحه، تایپ نام یا استفاده از گواهی امضای الکترونیکی باشد. در بعضی از انواع امضای الکترونیکی مثل امضای دیجیتال، از رمزنگاری و الگوریتم‌های پیشرفته استفاده می‌شود.
۲. مکان و زمان:
امضای دستی: معمولاً نیاز به حضور فیزیکی دارد.
امضای الکترونیکی: بدون محدودیت زمانی و مکانی انجام می‌شود و حتی از راه دور نیز قابل انجام است.
۳. تفاوت امضای الکترونیکی و امضای دستی از نظر امنیت و قابلیت پیگیری:
امضای دستی: ممکن است جعل شود و قابلیت پیگیری دقیقی ندارد.
امضای الکترونیکی: به ویژه در نسخه‌های پیشرفته، امنیت بالاتری دارد و با استفاده از رمزنگاری، هش و گزارش پیگیری (Audit Trail)، امکان تقلب یا تغییر در سند به‌مراتب کمتر است.
۴. سازگاری با فرایندهای دیجیتال:
امضای دستی: مناسب برای محیط‌های کاغذی و سنتی است.
امضای الکترونیکی: با سیستم‌های اتوماسیون، سامانه‌های دیجیتال و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات سازگار است و موجب کاربرد امضای الکترونیکی در سیستم‌های حقوقی، تجاری و دولتی شده است.
۵. تفاوت امضای الکترونیکی و امضای دستی در اعتبار حقوقی:
هر دو نوع امضا طبق شرایط امضای الکترونیکی در قانون تجارت الکترونیک ایران، دارای اعتبار حقوقی هستند، اما در برخی کشورها، برای اسناد رسمی ممکن است تنها امضای دستی یا تنها امضای دیجیتالی معتبر مورد قبول باشد.
چگونه از امضای الکترونیکی استفاده کنیم؟
برای داشتن یک امضای الکترونیکی، می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید. در ادامه هم روش‌ها و نحوه ساخت را توضیح می دهیم.
۱- ساخت امضای الکترونیکی به صورت آفلاین:
اسکن امضای دست‌نویس یا ایجاد انواع امضاهای الکترونیکی می‌تواند به صورت آنلاین یا آفلاین صورت بگیرد. در زیر، دو روش آفلاین برای ایجاد امضای الکترونیکی معرفی می‌شود که می‌توانید به راحتی از آن‌ها استفاده کنید. همچنین امکان ساخت امضای الکترونیکی با گوشی برای افرادی که تلفن هوشمند دارند، از طریق اپلیکیشن‌های موبایلی فراهم است.
- استفاده از برنامه ادوبی (Adobe Acrobat Reader):
برای ساخت امضای الکترونیکی با استفاده از برنامه ادوبی لازم است مراحل زیر را انجام دهید:
۱. برنامه را باز کرده، با کلیک روی Fill & Sign و انتخاب Select a File سند مورد نظر را باز کنید.
۲. در مرحله بعدی، پنجره جدیدی باز می‌شود که باید روی Fill and sign کلیک کنید.
۳. اکنون سند مورد نظر باز شده است. از نوار ابزار بالا روی Sign کلیک کرده و سپس Add Signature را انتخاب کنید.
۴. اگر قبلاً امضای دیگری را اضافه کرده‌اید، می‌توانید از Add Initials برای ذخیره امضای دوم استفاده کنید.
برای ایجاد امضای جدید سه گزینه پیش روی شماست:
۱. گزینه type: با استفاده از این گزینه می‌توانید نام خود را تایپ کرده و سپس از میان فونت‌های شبه‌دست‌‌نویس موجود یکی را انتخاب کنید.
۲. گزینه draw: که به شما کمک می‌کند امضای خود را روی تاچپَد یا مستقیما روی صفحه لمسی کشیده و سیو کنید.
۳. گزینه image: می‌توانید یک تصویر اسکن شده از امضای دستی خود را آپلود کنید. در واقع در این بخش، قابلیت اسکن امضا با گوشی برای ایجاد امضای الکترونیکی فراهم می‌شود.
۴. اگر قصد دارید از این امضای الکترونیکی استفاده کنید، لازم است گزینه Save signature را تیک زده و سپس روی دکمه Apply کلیک کنید.
استفاده از برنامه ورد مایکروسافت (Word):
برای ساخت امضای الکترونیکی با استفاده از برنامه ورد، چند راه وجود دارد.
۱.اولین راه، تایپ کردن نام است. چنانچه در فرم، محلی برای درج امضای تایپی وجود دارد، کافیست بر روی محل امضا راست کلیک کرده و در منوی باز شده، گزینه Sign را انتخاب کنید و پس از آن، در کنار علامت X نام خود را تایپ کنید.
۲. همچنین می‌توانید به منوی Insert رفته و با انتخاب Signature Line، نسبت به ایجاد امضای الکترونیک خود اقدام کنید. در کادر Signature Setup ظاهر شده، جزئیات امضا را پر کنید. می‌توانید در این کادر نام، عنوان و نشانی ایمیل امضاکننده را نیز وارد نمایید.
۳. راه بعدی، استفاده از تصویر اسکن شده امضا است که برای آن کافی است گزینه Select Image را انتخاب کرده و فایل تصویری امضای خود را به فایل ورد اضافه کنید.
۴. اما آخرین راه، استفاده از قابلیت Inking در ورد است، که نسبت به دو روش قبلی کیفیت بالاتری دارد. اگر در فایل ورد محل امضای سند وجود دارد، امضای خود را در کادری که در کنار علامت X وجود دارد ترسیم کرده و با انتخاب Sign دکمه Signature آن را اضافه کنید.
۲- ساخت امضای الکترونیکی به صورت آنلاین:
برای ایجاد آنلاین امضای الکترونیکی، وب‌سایت‌های زیادی معرفی شده‌اند در این مطلب، به دو مورد از پرکاربردترین وب‌سایت‌ها اشاره می‌کنیم:
- استفاده از وب‌سایت ساین‌ول (Sign well):
برای این منظور، کافی است روی لینک Sign Well کلیک کرده و وارد وب‌سایت ساین‌ول شوید. اگر می‌خواهید امضای خود را با تایپ کردن نام‌تان ایجاد کنید، روی Type Signature کلیک کنید و اگر دوست دارید آن را بکشید، گزینه Draw Signature را انتخاب کنید.
در نهایت، می‌توانید پس از اعمال تغییرات دلخواه در امضا، امضای ایجاد شده را دانلود کرده و استفاده کنید.
- استفاده از وب‌سایت آنلاین ساینچر (online signature):
استفاده از این وب‌سایت نیز همانند ساین‌ول بسیار ساده است. کافی است برای ورود به وب‌سایت روی لینک online signature کلیک کرده، پس از ورود به سایت، امضای خود را رسم کرده و در نهایت، با کلیک روی Save آن را ذخیره کنید.
۳- امضای الکترونیکی با گوشی:
با استفاده از گوشی نیز به راحتی می‌توان امضای الکترونیکی ایجاد کرد. برای این کار لازم است فایل مورد نظر را باز کرده، گزینه Signature یا New Signature را بزنید، و در صفحه باز شده، امضای خود را ایجاد کرده و پس از زدن گزینه Done آن را به فایل مورد نظر ضمیمه کنید.
نکات مهم در حفظ امنیت امضای الکترونیکی
در فرایند ساخت و استفاده از امضای الکترونیکی، نباید از اهمیت امنیت غافل شد. برای اینکه بتوان از مزایای امضای الکترونیکی بهره‌برداری کامل کرد و در عین حال خطرات احتمالی را کاهش داد، باید این نکات را رعایت کنید:
۱. استفاده از امضای الکترونیکی پیشرفته یا معتبر:
هرچند تمام انواع امضای الکترونیکی دارای کاربرد مشخصی هستند، اما برای اسناد مهم، توصیه می‌شود از امضای الکترونیکی پیشرفته یا امضای دیجیتال معتبر استفاده شود.
۲. محافظت از گواهی امضای الکترونیکی و کلیدهای خصوصی:
یکی از اصلی‌ترین اجزای امنیت در امضا، گواهی امضای الکترونیکی است. اگر گواهی شما به دست افراد غیرمجاز بیفتد، ممکن است از آن سوء‌استفاده شود.
۳. بررسی کامل آدرس سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده:
قبل از استفاده از هر پلتفرم یا سامانه امضای الکترونیکی، اطمینان حاصل کنید که:
- دارای گواهی امنیتی (SSL) باشد
- آدرس سایت رسمی باشد (مثلاً سامانه ثنا)
- اطلاعات شما روی آن با رمزنگاری محافظت می‌شود
مقاله پیشنهادی: ثبت امضای الکترونیکی ثنا
۴. اطمینان از عدم تغییر محتوای سند بعد از امضا:
برای جلوگیری از تغییرات بعدی در سند، باید از سیستم‌هایی استفاده کرد که پس از امضا، کد هش (Hash) یا اثرانگشت دیجیتال از سند ایجاد می‌کنند.
۵. فعال‌سازی قابلیت Audit Trail:
در سامانه‌هایی که از گواهی امضای الکترونیکی معتبر استفاده می‌کنند، قابلیت ثبت اطلاعات کامل فرآیند امضا (تاریخ، ساعت، IP، دستگاه و …) وجود دارد. حتماً اطمینان حاصل کنید که این ویژگی فعال است، تا در صورت نیاز، قابلیت پیگیری حقوقی فراهم باشد.
آینده امضای الکترونیکی
هر چه کسب و کارهای آنلاین رشد می‌کنند، در نحوه‌ی تعامل سازمان‌ها با مشتریان، امضای الکترونیکی نقش بیشتر و پرنگ‌ترین را ایفا می‌کند. در آینده‌ی نه چندان دور، انتظار می‌رود استفاده از این نوع امضا، نه تنها در کسب‌وکارهای سنتی، بلکه در کلیه فرایندهای دیجیتالی و مبتنی بر داده، به یک استاندارد جهانی تبدیل شود.
تجارت الکترونیک از مهم‌ترین حوزه‌هایی است که به سمت این نوع امضا گرایش پیدا کرده است. امضای سریع، مطمئن و بدون نیاز به حضور فیزیکی، به فروشگاه‌های آنلاین و پلتفرم‌های بین‌المللی کمک می‌کند تا قراردادها، سفارش‌ها و پرداخت‌ها را به‌صورت کاملاً دیجیتال و امن انجام دهند.
به مرور زمان و قدرت گرفتن هوش مصنوعی، گواهی امضای الکترونیکی می‌تواند با فناوری‌هایی مانند تشخیص چهره، یادگیری ماشین و ai ترکیب شود و پروسه‌ی احراز هویت به صورت کامل دگرگون گردد.
در نتیجه، آینده انواع امضای الکترونیکی با پیوندی عمیق با تحول دیجیتال، به‌خصوص در زیرساخت‌های دولت الکترونیک، سامانه‌های قضایی، بانک‌ها و شرکت‌های بین‌المللی گره خورده است.
سوالات متداول
بله. در ایران، امضای الکترونیکی به‌طور رسمی و قانونی به رسمیت شناخته شده است. بر اساس ماده هفتم قانون تجارت الکترونیک (مصوب ۱۳۸۲)، هرجا که وجود امضا لازم باشد، امضای الکترونیکی نیز کفایت می‌کند و از تمام آثار قانونی یک امضای دستی برخوردار است.
تفاوت امضای الکترونیکی با امضای دیجیتالی در نحوه ایجاد، سطح امنیت و ساختار فنی آن‌ها است که در بخش‌های ابتدایی مقاله، به صورت کامل اشاره کردیم.
استفاده از امضای الکترونیکی ساده یا حتی پیشرفته، معمولاً نیازی به مجوز خاص ندارد و اغلب افراد و سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از نرم‌افزارها و سامانه‌های آنلاین معتبر (مثل Adobe Sign، SignWell یا حتی Word) این امضا را ایجاد و استفاده کنند.
9 دیدگاه دربارهٔ «امضای الکترونیکی چیست؟ آموزش ساخت امضای الکترونیکی»
با گوشی هم میشه امضا الکترونیکی کنیم؟ یا فقط کامپیوتر؟
ساناز عزیز سلام.
بله. داخل مقاله در مورد امضای الکترونیکی با گوشی صحبت شده.
برای مهاجرت من یه فایل امضا کردم با وکیل. آیا امضای الکترونیک بوده؟
سلام نسترن عزیز
بله، احتمالا امضای الکترونیکی انجام دادید (اگر فایل به صورت PDF بوده و فقط نامتون رو درج کردید).
درود بر شما امضای الکترونیکی با گوشی نیاز به قلم الکترونیکی داره؟
سلام مهسای عزیز. خیر. امکان امضا بدون قلم هم وجود داره.
میشه امضای الکترونیکی اسممون باشه؟
سلام پانی عزیز. بله مشکلی نداره. امضا می‌تونه اسمتون هم باشه که به صورت دستی وارد کردید.
این خیلی مفیده! امضاهای الکترونیکی در واقع می‌تونن در موقعیت‌های مختلفی مثل کارت ویزیت و هدایا استفاده بشن. همچنین برای استفاده تجاری هم مناسبه. یه امضای حرفه‌ای می‌تونه به افراد حس یکپارچه و حرفه‌ای بودن بده که برای تصویر برند خوبه!