استفاده از امضای الکترونیکی در تجارت الکترونیک

امضای الکترونیکی

سازمان‌های صنایع مختلف سراسر دنیا طی پاندمیک کووید – ۱۹ گرفتار چالش‌های مشابهی شدند. بنابراین تصمیم گرفتند تلاش خود را بر تسریع ابتکار عمل‌های تحول دیجیتال متمرکز کنند تا از آسیب به مشتری و کارکنان جلوگیری شود. در این میان امضای الکترونیکی به عنوان ابزاری کلیدی برای ادامه حیات کسب و کار و تسهیل تعامل از راه دور ظهور کرد.

بازاریابی بنگاه به بنگاه، بنگاه به مشتری و بنگاه به کارمند از حوزه‌هایی هستند که از خودکارسازی و امضای الکترونیکی بهره خواهند برد. ما در ابتدا به راهبردها و بهترین شیوه‌های بهسازی گردش کار از طریق امضای الکترونیکی و سپس به مقدمات به کارگیری امضاهای دیجیتال می‌پردازیم.

بهترین موارد استفاده از امضای الکترونیکی

نیازهای جدید کارکنان، شرکا و مشتریان طی زمان تغییر روش‌های سنتی کار را کلید زد. برخی از موارد استفاده از امضاهای الکترونیکی حاصل این تغییر بود. افتتاح دیجیتال حساب به کانون توجه حوزه بانکداری و بیمه تبدیل شده است. نهادها از طریق فراهم کردن امکان انجام درخواست مشتری به کمک کانال‌های از راه دور در زمان و هزینه صرفه‌جویی کرده و همزمان تجربه و سطح رضایت مشتری را بهبود می بخشند.

امضاهای الکترونیکی در بخش سلامت تکمیل فرم‌های پذیرش و رضایت بیمار را تسهیل می‌بخشند و آژانس‌های دولتی می‌توانند با استفاده از آن طی مواقع اضطراری بی‌وقفه به شهروندان خدمات رسانی کنند. اطمینان حاصل کردن از تجهیز سازمانتان با ابزارهای درست هموارسازی کار از راه دور لازمه موفقیت پروژه‌های ديجيتالى سازی شماست.

در ادامه به چند مورد واقعی به کارگیری امضای الکترونیکی می‌پردازیم. هر چه از موارد استفاده در بنگاه به کارمند به سمت بنگاه به بنگاه و بنگاه به مشتری می‌رویم حجم تبادلات افزایش پیدا می‌کند. بنابراین نگاه کلی به سازمان و پیش‌بینی نیازهای ديجيتالى سازی در آینده و حداکثرسازی ارزش کسب و کار حائز اهمیت است.

۱) پذیرش منابع انسانی (بنگاه به کارمند)

پروسه پذیرش کارکنان جدید در بخش منابع انسانی کند و پر از کاغذبازی و مکاتبه است و زمان زیادی حین انتظار برای امضا از دست می‌رود. به کارگیری امضاهای الکترونیکی به این پروسه سرعت داده و مراحلی مانند چاپ، بایگانی و اسکن اسناد را حذف خواهد کرد.

می‌توان به جای بسته‌های اسناد از قالب ها استفاده کرد و فرم‌های سیاست و آئين رفتار و كردار حرفه‌ای دیجیتالی و به راحتی بایگانی می‌شوند. همچنین با قابلیت ارسال یک جا دیگر به ایجاد و ارسال تبادلات جداگانه به تک تک کارکنان جدید نیازی نیست. “وان اسپن ساین” نیز ردیابی تبادلات درحال انجام را ممکن می‌سازد. همه این‌ها روند کار را یکپارچه سازی کرده و به مدیریت همزمان چندین گردش کار کمک خواهد کرد.

۲) قراردادهای فروش (بنگاه به بنگاه)

فعالیت‌های اجرایی و کاغذبازی نیروی فروشتان را زمین گیر خواهد کرد و آنان برای یافتن مشتریان جدید و تمرکز بر فعالیت‌های ارزش افزوده ارتباط با مشتری نخواهند داشت. خودکارسازی فرایند امضای الکترونیکی، استفاده از قالب‌های آماده و ابزارهای ثبت داده از قبیل لیست کشویی و بلوک‌های متن همگی به از بین بردن مراحل زمان‌بر و آماده سازی قراردادهای پراستفاده فروش کمک می‌کنند.

همچنین ادغام با “سیلزفورس” و “مایکروسافت داینمیکس ۳۶۰″ به تیم‌های فروش در تکمیل و ارسال مستقیم قراردادهای فروش کمک خواهد کرد و این قدمی به سوی تجلی تجربه کار بدون کاغذ است.

۳) مدیریت سرمایه (بنگاه به مشتری)

مشاوران و مشتریان دنیای پس از همه‌گیری کرونا از فرایندهای مبتنی بر کاغذ فراری خواهند بود. امضاهای الکترونیکی برای کمک به شما در ارائه از راه دور خدمات مالی شخصی سازی شده خطاها و از دست رفتن داده ها یا امضاها را حذف کرده و تجربه ضعیف مشتری را بهبود می‌بخشد. مشتریان می توانند از هر جایی با استفاده از تلفن همراه و روش های احراز هویت مانند دریافت کد امنیتی پیامکی ورود کنند. رد مميزى نیز تمام مراحل فرایند امضا را نشان داده و امضاهای الکترونیکی امنیت اسناد را تضمین می‌دهند.

امضای الکترونیکی

نتیجه‌گیری

در آغاز به کارگیری امضای الکترونیکی باید دید کلی داشت و به آینده فکر کرد. تصمیم گیرندگان باید پس از به کارگیری موفق امضاهای الکترونیکی در یک حوزه از توانایی آن برای دیگر حوزه‌ها استفاده کنند تا بازدهی سرمایه و راندمان افزایش بیابد.

تغییر اثر چشمگیری دارد. یکی از مطالعات نشان داده که ۷۰% پروژه‌های تحول دیجیتال به نتیجه نمی‌رسند. باید در نظر داشت که پا به پا آمدن با واقعیت‌های چشم انداز کاری تحت تاثیر همه‌گیری کرونا دشوار است. طرز فکر منعطف و تشویق فرهنگ سازمانی پذیرای نوآوری از الزامات دیجیتالی شدن محسوب می‌شود.

کارکنان شماره یک شما در موفقیت پروژه امضای الکترونیکی‌تان نقش به سزایی دارند. چون بعد انسانی در تبليغ‌ و به کارگیری موفق فناوری‌های دیجیتال جدید اغلب نقش حیاتی ایفا می‌کنند. ما در این جا به عناصر اصلی لازمه پیشبرد برنامه دیجیتالی سازی مبتنی بر امضاهای الکترونیکی می‌پردازیم. در ادامه نیز اصول و نکات پیشرفته موارد استفاده توسط سازمان‌های به دنبال حداکثرسازی ارزش برنامه امضای الکترونیکی‌شان بررسی خواهد شد.

چگونه به کارگیری امضای دیجیتال را در موارد پیچیده بهینه سازی کنیم؟

کاربرد امضای دیجیتال

اکنون که اساس امضای دیجیتال را فرا گرفتید، گام بعدی چیست؟

اغلب موارد استفاده حجم پایین کارکنان در مواجهه با بخش داخلی مسیر آغاز دیجیتالی سازی است. پس از عملیاتی کردن موفق این گردش‌های کاری باید به موارد پیچیده‌تر استفاده به عنوان قدم بعدی پرداخت. بازاریابی بنگاه به بنگاه حجم زیادی تبادلات دارد و قابلیت‌های پیشرفته‌تر امضاهای الکترونیکی کمک‌ حال پیچیدگی و مراحل مختلف آن خواهد بود. مثال‌هایی را مشاهده می‌کنید:

۱) توافق نامه‌های فروشنده (بنگاه به بنگاه)

فرایند امضا توافق با فروشندگان اغلب از لحاظ زمانی بسیار حساس است. اما صحبت‌ها و مذاکرات طولانی این فرآیند را طولانی می‌کند. به علاوه این توافق‌ها موشكافی می‌شوند. این موشكافی‌ها و بررسی‌ها همه فرآیندها را ارزیابی خواهند کرد. اغلب چندین فرد امضا کننده داخلی و خارجی در توافق‌های پیچیده حضور دارند و چنین موردی به چند مرحله تایید نیاز خواهد داشت که چالشی برای تعیین سطوح دسترسی است.

با وجود همه این پارامترها فرایند امضای الکترونیکی مسئله جدیدی به وجود نمی‌آورد. نقش امضای الکترونیک ایجاد کارآمدی و بهبود تجربه کلی است. برای مثال، اگر هویت شخص امضا کننده طرف فروشنده مشخص نباشد “وان‌اسپن ساین” به دریافت‌كننده‌ این امکان را می دهد تا فرد جدیدی را انتخاب کند. این امر باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و دیگر به ارتباط بیشتر از طریق رایانامه و غیره نیازی نیست.

درصورت حضور چند دریافت کننده می‌توان ترتیب خاصی اتخاذ کرد و امکان پنهان کردن صفحات سند الکترونیکی و اعطای دسترسی به افراد خاصی وجود دارد. همچنین کاربران براساس سیاست سازمان شما احراز هویت می‌شوند و تمام فرآیند ثبت خواهد شد. برای موارد پیچیده‌تر از روش‌های مختلف احراز هویت مانند رایانامه، پیامک یا فرمت پرسش و پاسخ استفاده می‌شود.

۲) بیمه سفر (بنگاه به مشتری)

در شرایط کنونی همه‌گیری بسیاری از سفرها تحت تاثیر بیماری لغو می‌شوند. فرآیند لغو سفر اغلب پیچیده است و مسئولان بیمه در این میان به دنبال ارائه تجربه بسیار خوبی به مسافر هستند. فرآیند امضای خودکار و بی‌دردسر راه‌حل این مسئله است. سرعت امضا و زمان تکمیل کلید پیش‌برد چنین موارد حجم بالایی است.

ویژگی‌های پیشرفته امضای الکترونیک مانند گردش منطقی شرطی بسیاری از خطاها و پیگیری‌ها را از میان برمی‌دارد. به علاوه می‌توان برای اسناد پیچیده امضا شده از المان‌‎های تعاملی ثبت اطلاعات مانند تیک زدن مربع و مهر امضای تصویری استفاده و امضا کننده را راهنمایی کرد. یادآورهای از پیش تعیین شده نیز فرآیند انتظار برای امضای پزشک را تسریع می‌کند.

همچنین باید خاطرنشان کرد که توانایی برچسب سفید زدن به همه اسناد و ارتباطات مرتبط با تبادلات به اعتبار برند شما می‌افزاید و اعتماد بین شما و مشتری حفظ خواهد شد. تبادل مطمئن‌تر سیاست گذاران و بهبود تجربه مشتری حاصل این امر است.

استفاده تاثیرگذارتر از امضاهای الکترونیک

امروزه کارها به صورت از راه دور مبدل شده‌اند و مشتریان به دنبال تجربه راحت و از خانه هستند. تغییرات شدت گرفته‌اند و سازمان ها به سمت فرایند تحول دیجیتال حرکت کردند. در این میان استفاده از امضاهای الکترونیکی در فرآیندهای کاری داخلی و خارجی گردش کاری بنگاه به کارمند، بنگاه به بنگاه و بنگاه به مشتری تجربه کارکنان و مشتریان را بهتر کرده است.

در بخش زیر فرایندی ۶ مرحله‌ای آورده شده که مناسب سازمان‌های آشنا با مزایای امضاءهای الکترونیکی است و به آنان کمک می‌کنند تا از آن در همه بخش ها استفاده کنند. این فرایند مناسب شرکت‌ها، کسب و کارهای کوچک و موسسات خواهد بود. این رویکرد همچنین مناسب کسب و کارهایی است که هنوز استفاده از امضای الکترونیک را گسترش نداده‌اند و قصد دارند در آینده این کار را انجام دهند.

روشی برای گسترش استفاده از امضای دیجیتال : فرآیندی ۶ مرحله‌ای

  • چک لیست مهارت فنی (تعیین الزامات مهم)
  • بررسی گروه های جدید کسب و کار (بررسی آشنایی آن‌ها با امضاءهای الکترونیکی)
  • ارزیابی موارد استفاده (تمرکز بر موارد استفاده تاثیرگذار و بی دردسر)
  • بازاریابی داخلی (ارتباطات داخلی پیش و پسا راه‌اندازی)
  • نقشه راه‌اندازی (منابع و جدول زمانی)
  • روز تست (نمایش از پیش به سهام داران اصلی)

۱) ارزیابی موارد استفاده

همه بخش های سازمان که از امضای الکترونیک بهره خواهند برد را مشخص کنید. برای این قدم آغازین با سهام داران بخش های مختلف صحبت کنید تا از موارد آسان و پربازده آشنا شوید. بازدهی سرمایه و سرعت راه اندازی از فاکتورهای مهم فرآیند ارزیابی هستند.

مدیریت سرمایه یکی از بهترین موارد استفاده بازاریابی بنگاه به مشتری است. تبادلات مربوط به مصرف کننده و مرتبط با رشد و جذب مشتری بازدهی سرمایه خوبی خواهند داشت. سرعت راه اندازی نیز بالاست چون این تعاملات معمولا رودررو هستند. مدیران سرمایه می توانند با استفاده از “وان‌اسپن ساین” توافق نامه ارسال کنند.

مثال: مدیریت سرمایه بنگاه به مشتری

  • بازدهی سرمایه: زیاد
    – مبتنی بر مصرف کننده
    – همسو با تلاش های بی‌وقفه جهت جذب مشتری
  • سرعت راه اندازی: بالا
    – آغاز به کار توسط کاربر
    – به ادغام نیازی نیست
  • نکات کاربردی
    – داشتن قالب‌هایی جهت تسریع آماده سازی سند
    – مشتری خود را بشناس
    – امضا کردن حضوری است یا از راه دور؟
    – برچسب سفید زدن

۲) بررسی گروه‌های جدید کسب و کار

پس از مشخص کردن حوزه‌های استفاده از امضا باید سراغ واحدهای کسب و کار بروید تا از فرایندهای آن‌ها، هرگونه خلل در گردش کاریشان و مزایای امضای الکرونیک برای آنان آگاه شوید. مسئله مهم توجه به موانعی است که باعث شده از امضای دیجیتال استفاده نکنند. صحبت درباره موفقیت‌ها و مزایای استفاده از امضاهای الکترونیکی دید آنان را باز خواهد کرد.

۳) چک لیست مهارت فنی

امضای الکترونیکی

کمی عمیق‌تر بررسی کنید و به ثبت الزامات خاص هر مورد بپردازید. به دست آوردن این اطلاعات قدم مهمی است. سوالاتی بدین صورت بپرسید:

  • هرکدام از تبادلات چگونه آغاز خواهند شد؟
  • برای تشخیص هویت امضاکنندگان از چه روش احراز هویتی استفاده می‌شود؟
  • آیا امضاء اجباری است؟
  • طی پروسه امضا به پنهان کردن و مخفی کردن کدام یک از اسناد از دید برخی شرکت کنندگان نیاز است؟

۴) روز تست

این فرصت خوبی برای ارائه پیشنهادتان است. شما باید کارتان را برای سهام داران مهم، اسپانسرها، صاحبان کسب‌وکار و نمایندگان مالی و حقوقی به نمایش بگذارید. ویژگی‌هایی مانند رد مميزى پسند این گروه افراد خواهد بود.

نگاه کلی به موارد مد نظر استفاده از امضای دیجیتال، موفقیت شما، دلیل انتخاب این حوزه حسب و کار و مراحل حداکثرسازی ارزش و مزایا از موارد حائز اهمیت روز تست هستند.

۵) برنامه راه اندازی

این مرحله درباره مسئوليت پذیری است. از حیات پروژه مطمئن شوید و هدف‌های مهم را برای همه سهام داران شفاف سازی کنید. نگارش نقشه راه انداری پروژه امضای الکترونیک‌تان باید موارد زیر را دربرگیرد:

  • برنامه زمانی پروژه
  • عمر پروژه، در قالب جملات
  • اهداف اصلی
  • اتمام کار، در قالب فعالیت های پیش نیاز تکمیل پروژه

هدف بیان و تکرار است. شما باید این فرایند را در آینده تکرار کنید تا استفاده از امضای الکترونیک در همه بخش‌ها را گسترش دهید.

۶) بازاریابی داخلی

اکنون نوبت آن است که آن چه را که ساخته‌اید تبلیغ کنید. این کار سکوی پرتابی برای پروژه های آینده امضای دیجیتال خواهد بود. سعی کنید درون شرکت از ابزارهایی مانند رویدادهای افتتاح، گزارش های هفتگی، آموزش و فعالیت های پرورشی تخصصی استفاده کنید. علت و انگیزه تغییر را در خاطر داشته باشید و تیم خود را آگاه و درگیر نگه دارید.

برای امتیاز دادن کلیک کنید!
[تعداد نظر: ۰ میانگین: ۰]

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

نوشته های مرتبط