امضای الکترونیکی؛ ضرورت‌ها، انواع، کاربردها و نحوه ساخت آن

امضای الکترونیکی دارای پشتوانه حقوقی است. به موجب ماده هفتم از اعتبار قانونی امضای دیجیتال در قانون تجارت الکترونیک ایران، امضای الکترونیکی برای تایید هویت و امضای اسناد و قراردادهای حقوقی کفایت می‌کند.

هر زمان که قانون نیاز به امضا داشته باشد، می‌توانید از امضای الکترونیکی کمک بگیرید. در واقع، این امضا، بدون این که نیاز به حضور فیزیکی، تایید هویت فیزیکی و امضای دست‌نویس باشد، توسط قانون پذیرفته می‌شود.

گواهی‌های الکترونیکی غیرقابل جعل و بسیار معتبر هستند؛ ضمن این‌که قابلیت تایید و شناسایی نیز دارند. این موضوع باعث می‌شود تا امضای الکترونیکی، منجر به هویت‌بخشی و اعتباردهی به سازمان‌ها و موسسات در فضای الکترونیکی شود.

امضای الکترونیکی، با افزایش سرعت گردش کار در سازمان‌ها، اداره‌ها و موسسات مالی، باعث کاهش هزینه‌ها و صرفه‌جویی اقتصادی می‌شود. 

هزینه نیروی انسانی، پرینت و بایگانی و غیره، از جمله مواردی هستند که در سایه استفاده از امضای الکترونیک در سازمان‌ها حذف می‌شوند.

وقتی برای یک امضا نیاز نیست در صف‌های طولانی بانکی یا سازمان‌ها و اداره‌ها بایستید، وقت یک کارمند را بگیرید، کارمند از امضای شما اسکن یا کپی تهیه کرده و برای بایگانی آن انرژی و زمان صرف کند، بدیهی است که روال کار به سرعت و بدون اتلاف وقت پیش خواهد رفت.

وقتی قرار نباشد برای یک امضا، مسافت‌های طولانی طی کنید تا به سازمان یا اداره مورد نظر برسید، یا برای انجام تجارت، حضور فیزیکی داشته باشید، فرایندهای کاری با سرعت بیشتری انجام می‌شوند و کسب‌وکارها و تجارت‌ الکترونیک آنها تسریع می‌شود.

با امضای الکترونیکی، راندمان گردش کار به شکل فزاینده‌ای افزایش پیدا می‌کند. وقتی امضاها الکترونیکی باشند، هم کارمندان سازمان‌ها و هم امضاکنندگان، به راحتی می‌توانند از اسناد و مدارکی که امضا شده است اطلاع پیدا کرده، مدارک ناقص را تکمیل کنند یا اسناد را بازیابی کنند. این امر باعث می‌شود تا راندمان کاری افزایش پیدا کند.

همچنین اغلب امضاهای الکترونیکی دارای ابزار داشبورد هستند که نشان می‌دهد کدام اسناد یا قراردادها، در صف انتظار امضا هستند. پس روند امضایی که شاید در حالت سنتی هفته‌ها یا ماه‌ها به طول می‌انجامید، در نهایت سرعت و بازدهی انجام می‌شود.

بدیهی است که با استفاده از امضای الکترونیکی زمان کمتر و هزینه کمتری از سوی سازمان و امضاکننده تلف می‌شود، بنابراین سودآوری افزایش پیدا کرده و فرصت برای درآمدزایی بیشتر می‌شود.

و اما امنیت، که مهم‌ترین موضوع در بحث امضاهای الکترونیکی است. 

امضای دیجیتالی و الکترونیکی، از جمله روش‌های مدرن ایمن‌سازی اطلاعات و حفظ امنیت در سطح شبکه است. به‌خصوص وقتی پای تجارت الکترونیک و تعاملات بین‌المللی به میان می‌آید، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

امضای الکترونیکی، تایید هویت، امنیت، محرمانه بودن، امانت‌‌داری و غیرقابل‌انکار بودن افراد، کسب و کارها، قراردادها و اسناد را تامین می‌کند.