سازمان های آینده کاغذ ندارند!

سازمان‌های بدون کاغذ یا اداره خالی از کاغذ محیط کاری است که استفاده از کاغذ در آن به حداقل رسیده است و عموما از اسناد دیجیتال استفاده می‌شود. در سازمان‌های بدون کاغذ کارمند بی‌کاغذ نیز فردی است که استفاده از کاغذ در محل کار خود را حذف کرده و یا به حداقل ممکن رسانده باشد. به فرایند تبدیل پوشه‌های کاغذی به پوشه‌های الکترونیکی دیجیتالی‌سازی می‌گویند.

ایده سازمان‌های بدون کاغذ از زمان ورود رایانه به محیط کار مطرح شد. علی رغم وفور اسناد الکترونیکی و رایانامه بیشتر سازمان‌ها هنوز از اسناد کاغذی استفاده می‌کنند. از صرفه‌جویی در منابع تا افزایش امنیت همگی مزایای حذف کاغذ هستند. اما هنوز هم برای بسیاری از فرایندهای کسب‌وکار مانند اسناد پذیرش نیروی انسانی از کاغذ استفاده می‌شود.

سازمان‌های بدون کاغذ : مزایای حذف کاغذ از سازمان‌ها

۱) صرفه‌جویی زمانی

می‌توان زمان صرف بایگانی، سازماندهی و جستجو به دنبال اسناد کاغذی را صرف کار مولد کرد. اسناد دیجیتال در انباری مرکزی ذخیره می‌شوند که اساسا فضایی دیجیتال و مرتب مخصوص بایگانی است.

شما با استفاده از سیستم مدیریت اسناد دیجیتال همان قدرت جستجو در گوگل را بدست می‌آورید. این یعنی کارمندان با یک کلیک فایل مدنظرشان را پیدا می‌کنند و این پروسه از فرایند دستی و طاقت فرسای جستجو به دنبال فایل خاصی در پوشه‌ای نامعلوم سریع‌تر است. کارکنان این زمان اضافه را صرف پروژه‌های درآمدزا می‌کنند.

۲) صرفه‌جویی فضایی

کاغذ، کابینت‌های بایگانی و انبار این کابینت‌ها فضای زیادی اشغال می‌کنند. کتاب ها و کتابخانه‌ها نیز جاگیر هستند. از همه بدتر به حجم کاغذ اضافه می‌شود و اغلب سرعت جمع شدن آن از سرعت ذخیره سازی بیشتر است. این موضوع خصوصا در صنایعی مانند صنعت مالی مشاهده می‌شود.

دیجیتالی سازی فایل ها این امکان را می‌دهد تا همه اسناد خود را در سرور و فضای ابری ذخیره سازی کنید. پوشه های دیجیتال فایل فضای بسیار کمتری اشغال می‌کنند.

۳) صرفه‌جویی مالی

دیجیتالی شدن کارآمدی فرآیند را بهبود بخشیده و صرفه جویی مالی به دنبال دارد. در بازه زمانی مشابه حجم پردازش اسناد توسط اداره‌های بی‌کاغذ از اداره های سنتی بیشتر خواهد بود.

به علاوه، دیجیتالی سازی هزینه خرید کاغذ، پرینتر، جوهر، پست و فضای اداری برای فایل‌ها را کاهش داده و کاغذ بازی را حذف خواهد کرد. این صرفه جویی در زمان کارکنان حین حسابرسى و طی فعالیت‌هایی تکراری و حجم بالا مانند بازپرداخت مخارج کاربرد دارد.

۴) تسهیل انتقال اطلاعات

نرم‌افزار مدیریت اسناد برای ذخیره مدارک فرآیندی ساده دارد. این نرم افزار به سادگی و با استفاده از اسکنر تلفن همراه به جمع آوری اسناد دیجیتال می‌پردازد. بسیاری از نرم‌افزارهای معروف مانند مایکروسافت آفیس و اداب آکروبات با سیستم‌های مدیریت اسناد ادغام می‌شوند.

۵) حفظ محیط زیست

ساخت محصولات کاغذی گاز گلخانه‌ای تولید کرده و باعث نابودی جنگل‌ها و گرمای زمین خواهد شد. بازیافت تا حدودی از این ضررها می‌کاهد. به علاوه جوهر حاوی ترکیبات فرار و مواد تجدیدناشدنی است که به محیط زیست آسیب می‌زند. راه حل سازمان‌های بدون کاغذ است.

۶) افزایش امنیت

ردیابی اسناد فیزیکی دشوار است و ممکن است بدون اینکه کسی آگاه باشد گم و نابود شوند. نظارت بر دسترسی به مدارک محرمانه و چاپ و پرینت آن‌ها نیز دشوار است. نرم افزار مدیریت اسناد قابلیت‌های امنیتی پیچیده‌ای دارد که راه حل این چالش‌ها است. مدیران سیستم می‌توانند براساس نوع سند، شغل فرد و یا همه داده‌های سیستم دسترسی تعیین کنند.

مزایای امنیتی سازمان‌های بدون کاغذ فراتر از بحث دسترسی است. به کارگیری نرم افزار مدیریت اسناد به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا از امضای الکترونیکی بهره بگیرند، اطلاعات سری را آماده چاپ کرده و رد ممیزی ایجاد کنند.

دیجیتالی سازی فرایندهای مبتنی بر کاغذ

فناوری طوری کاغذ را کنار زده که یادآوری شرایط پیش از آن دشوار است. در حقیقت تحول از کاغذ به الکترونیک تحت هر شرایطی کارآمد خواهد بود.

به سوی تحول دیجیتال

حذف کاغذ بخشی از فرآیند بزرگ‌تری به نام تحول دیجیتال است. دیجیتالی سازی کامل محل کار پنج مرحله کلیدی دارد:

1. دیجیتالی کردن: تبدیل همه اسناد از کاغذی به دیجیتالی
2. سازماندهی: مرتب کردن اسناد در کابینت بایگانی الکترونیک مرکزی
3. خودکار سازی: با استفاده از فرم‌ها و گردش کار فرایندهای کار را دیجیتالی کنید.
4. یکپارچه سازی: نگاه کلی به فرایندهای کار و شناسایی فرصت‌های کارامد
5. تحول: استفاده از تحلیل‌های پیشرفته و تبدیل داده‌ها به نگرش درباره چگونگی افزایش کارامدی شرکت

نرم افزار مدیریت اسناد ابزار حیاتی مسیر تحول دیجیتال است. دیجیتالی سازی به علاوه مزایای حذف کاغذ محل کارتان را متحول خواهد کرد و کسب و کارتان برای آینده آماده خواهد بود.