اکنون که بازار استفاده از امضای دیجیتال در کسب‌وکارهای مختلف داغ است، شاید بهتر باشد با کاربرد امضای دیجیتال آشنا شویم و نکاتی را در خصوص آن بیاموزیم. زیرا عصر حاضر بهترین زمان برای شروع استفاده از امضای دیجیتال است. کار از مرز چهار دیواری محل کاری که می‌شناختیم فراتر رفته و سازمان های کوچک و متوسط باید برای ماندن در رقابت خود را وفق بدهند.
فناوری امضای الکترونیکی بخش مهمی از این تحول است چون امضای سریع تر قراردادها، کسب سود طی زمان کوتاه‌تر، شفاف سازی مدیریت اسناد، رضایت بیشتر مشتری و افزایش امنیت از مزایای آن است. آشنایی با کاربرد امضای دیجیتال آسان بوده و استفاده از آن نیز آسان است. زیرا در این روش می‌توان برای امضا از تلفن همراه استفاده کرد و بیش از ۱۸۰ کشور آن را به رسمیت می‌شناسند.
مطلب پیش رو راهنمای سازمان‌هایی خواهد بود که به دنبال به کارگیری امضای الکترونیکی هستند. در ادامه به اساس و کاربرد امضای دیجیتال و انواع اسناد مناسب امضاهای الکترونیکی، مشروعیت آن، مزایای آن برای کسب و کار و نکات انتخاب امضای الکترونیکی می‌پردازیم.
کاربرد امضای دیجیتال در فرایندها و اسناد
امضاهای دیجیتال مناسب هر نوع کسب و کار یا صنعتی هستند. برای مثال منابع انسانی می تواند از آن برای اسناد کارکنان استفاده کند، بخش فروش می‌تواند از آن برای ارسال صورتحساب ها بهره‌مند شود و مشاورین املاک از آن برای انجام معاملات استفاده می‌کنند.
استفاده از امضای دیجیتال چگونه فرایندهای سازمانی و تجارب مشتری را متحول کرده است؟
کابرد امضای دیجیتال در صنایه مختلف قابل چشم پوشی نیست. از این رو در ادامه به بررسی برخی از مهم‌ترین کاربرد امضای دیجیتال در صنایع مختلف می‌پردازیم:
ساخت و ساز مهندسی
با استفاده از امضای دیجیتال قراردادها و تکمیل اسناد هماهنگ شده و در زمان صرفه جویی می شود.
مالیات و حسابداری
تسهیل امضا در لحظه در مناطق دوردست و افزایش امنیت اسناد
خدمات مالی
افزایش سرعت انجام معاملات، بهبود تجارب مشتری، ساده‌تر شدن باز کردن و مدیریت حساب، تسهیل پرداخت وام و اعلام کتبی وضع مالی
ارتباطات
تسهیل امضای صورتحساب‌ها و اظهارنامه‌های کاری
بیمه
امکان امضاء فرم ها، اسناد، قراردادها و اعلانات از راه دور
مشاور املاک
تسریع امضا و کمک به حفظ امنیت قراردادها و توافق نامه‌ها توسط مشاور املاک
شرکت های حقوقی
یکپارچه سازی فرایند امضا گرفتن از طرفین و افزایش امنیت اطلاعات محرمانه
دولت
حفظ محرمانگی اطلاعات حساس و تسریع به قول معروف کاغذبازی‌های اداری
بخش سلامت
کاهش هزینه‌ها و امکان پذیرش بیمار و امضای فرم‌ها به صورت غیرحضوری
در حالت کلی کاربرد امضای دیجیتال در کسب‌وکارهای امروزی بسیار زیاد است. زیرا استفاده از امضای الکترونیکی بر ابعاد مختلف کسب و کارتان تاثیرگذار خواهد بود. در ادامه برخی از نمونه اسنادی که امکان استفاده از امضای الکترونیکی در آن‌ها وجود دارد، بررسی می‌شوند:
- منابع انسانی
نامه‌های پيشنهاد کاری
فرم‌های استخدام
فهرست‌های بارگيری و تخلیه بار - بازاریابی
اسم‌نویسی در رویداد
مجوز ارتباط با مشتری
مجوز ارسال رایانامه و رایانامه‌های جمعی - خدمات
تغییر حساب
دستورات کاری
تغییر ضوابط - فناوری اطلاعات/عملیات
ردیابی سرمایه
الزامات تغییر
گزارش دهی اتفاقات - تسهیلات
دستورات کاری
توافق‌نامه‌های اجاره
مجوزهای پارکینگ - فروش
پردازش دستور فروش
ضوابط معاملات خاص
توافق نامه ها - مالی
صورتحساب‌ها
پردازش مخارج
حسابرسى و تحویل دارايی‌ها - حقوقی
پیمان‌نامه‌های عدم افشا
مدیریت قرارداد
ايجاب داخلی - کارپردازی
دستور خرید
اظهارنامه کاری
مدیریت خدمات اصلی - مدیریت محصول
مدیریت تغییر
مدیریت آزادسازی
گزارش دهی بازبینی دستورالعمل‌ها
استفاده از امضای دیجیتال : مشروعیت و امنیت امضای الکترونیکی
آیا می‌توان اسناد حقوقی را الکترونیکی امضا کرد؟
بایگانی دادگاه، اسناد پزشکی، اسناد حل و فصل و بسیاری از توافق‌نامه‌های معاملاتی همانند اسناد انعقاد، اعلام کتبی وضع مالی، تامين مالى و پیمان‌نامه‌های عدم افشا از جمله اسنادی حقوقی هستند که امضای الکترونیکی آن‌ها قانونی است.
آیا امضاهای الکترونیکی در دادگاه قابل قبول هستند؟
بله. ترکیب امضاهای الکترونیکی و مهر، احراز هویت قوی، امنیت در سطح بین المللی و زنجيره عطف حسابرسی از امضاهای قلمی لازم‌الاجراتر است چون از دید دادگاه مسموع‌تر خواهد بود.
آیا امضاهای الکترونیکی امن هستند؟
اگرچه امضاهای قلمی به راحتی قابل جعل هستند اما امضاهای الکترونیکی در خود چند لایه امنیتی و احراز هویت دارند. امضاهای الکترونیکی قابلیتی به نام ثبت الکترونیکی دارند که به عنوان زنجيره عطف حسابرسی و مدرک معامله عمل می‌کنند. این زنجيره شامل تاریخچه اعمالی که روی اسناد انجام شده از قبیل زمان باز شدن، مشاهده و امضای آن است.
اگر امضاکننده مجوز دسترسی به مکان خود را داده باشد، امضا گویای مکان امضا نیز خواهد بود. اگر امضاکننده امضای خود را انکار کند و هرگونه سوالی درباره معامله وجود داشته باشد، این زنجيره عطف حسابرسی راه حل چنین مسائلی خواهد بود. همچنین امکان اضافه نمودن جزئیاتی مانند جزئیات درباره هر کدام از امضاکنندگان سند، تصویر امضا، آدرس آی پی امضاکننده و دیگر اطلاعات شناسایی وجود دارد.
آیا می‌توان به صورت امن از امضاهای الکترونیکی روی تلفن‌های همراه استفاده کرد؟
بله. همان فاکتورهای امنیتی محافظ رایانه‌های خانگی و لپ‌تاپ‌ها از اسناد در تلفن‌های همراه و تبلت‌ها محافظت می‌کنند. امضاکنندگان می‌توانند به جای زوم کردن و بالاپایین کردن پی دی افی در تلفن همراهشان فیلدهای خالی سند را با فشردن انگشتشان پر کنند.
مزایای استفاده از امضای الکترونیکی به جای امضاهای قلمی
امضاهای الکترونیکی علاوه بر قانونی بودن مزایایی دارند که بهره‌وری عملیاتی سازمان شما را بهبود می‌بخشد.
۱) تجربه بهتر مشتری
۵۵% کسب‌و‌کارهایی که از امضای الکترونیکی استفاده می‌کنند افزایش رضایت مشتریان از فرایندهای توافق دیجیتالی را گزارش دادند.
۲) بهبود بهره‌وری
امضاهای الکترونیکی جریان روند اسناد را خودکار کرده، انعقاد قرارداد را تسریع خواهد کرد و بهره وری کارکنان را افزایش می‌دهد.
۳) کاهش هزینه
کاغذ، چاپ، پست و بایگانی به طور متوسط ۳۶ دلار به هزینه اسناد اضافه می‌کنند.
۴) خطاها و بی‌دقتی‌های کمتر
امضای الکترونیکی از امضاکننده می خواهد تمام سند را بررسی کند و این امر خطاها و بی دقتی‌ها را کاهش می‌دهد. به طور متوسط امضای الکترونیکی ۴۸% خطای کمتر به دنبال خواهد داشت.
۵) افزایش امنیت و حفظ حریم شخصی
نقل و انتقال قراردادهای فیزیکی از امضاکننده‌ای به امضاکننده دیگر خصوصا در شرایطی که به چند امضا نیاز است، ریسک نفوذ به حریم شخصی را افزایش می‌دهد. امضای الکترونیکی سند را در مکان دیجیتالی امن ذخیره می‌کند و تغییرات قرارداد را ردیابی خواهد کرد. قوانین مسيريابى متفاوت هستند و امضاکنندگان براساس اختيارشان دسترسی خواهند داشت تا از سند دربرابر دستکاری محافظت شود.
۶) کاهش نیاز به بایگانی اسناد کاغذی
بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده امضای الکترونیکی فضای نامحدود ابری در اختیارتان قرار می دهند که یافتن و دسترسی به اسناد را تسهیل می کند. به این ترتیب دیگر به فضایی مختص قراردادها، توافق نامه ها و دیگر اسناد امضاء شده نیاز نخواهید داشت.
۷) امکان به کارگیری سریع
بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده امضای الکترونیکی روند کاری شما را برهم نمی‌زنند و می‌توانید از ابزار معمول خود در کنار امضای الکترونیکی استفاده کنید. این امر به کارگیری سریع امضای الکترونیکی را ممکن می‌سازد.
۸) کاهش اثرات زیست محیطی
کاهش استفاده از کاغذ به نفع محیط زیست است.
۹) مزایای شامل حال مشتریان
ماهیت دیجیتالی یکپارچه امضاهای الکترونیکی بدین معناست که مشتریانتان می توانند سریع و آسان با هر وسیله الکترونیکی از هر جایی و در هر زمانی اسناد خود را امضا کنند. به جای ورق زدن تعداد زیادی برگه سیستم امضای الکترونیکی جزئیات سند و محل امضا را به آنان نشان می‌دهد.
امضاکنندگان به پرینت، اسکن، ایمیل و یا پست اسناد نیازی نخواهند داشت و این ها ریسک نفوذ امنیتی را بالا می‌برند. همچنین دیگر به ملاقات حضوری امضاکنندگان و نماینده شرکت نیاز نیست.
زمان امضا کردن به طور چشمگیری کاهش خواهد یافت و احتمال خالی گذاشتن فیلدها توسط امضاکنندگان کم است و آنان بعدها جهت پر کردن اطلاعات و امضاهای از قلم افتاده به سند بازنمی‌گردند.
