ممکن است شما به عنوان صاحب یا مدیر کسب و کاری نه چندان بزرگ وظیفه سنگین فروش، بازاریابی، مدیریت نیروی انسانی، مدیریت بخش مالی، توجه به مسائل حقوقی و تدارکات را برعهده داشته باشید. این امر تعداد زیادی اسناد به دنبال دارد و این اسناد به تعداد زیادی امضا نیاز خواهند داشت. بنابراین آشنایی با کاربرد امضای الکترونیکی برای شما خالی از لطف نخواهد بود.
چرا که شما احتمالا با قراردادهای فروش و فرم‌های مربوط به مشتری، توافق‌نامه‌های فروشنده و تهیه‌کننده، فرم‌های پیمان عدم افشاء و غیره سر و کار خواهید داشت. این اسناد بیشتر و بیشتر می‌شوند و کسب وکار را کند می‌کنند. اینجاست که کاربرد امضای الکترونیکی پررنگ می‌شود. این فناوری جدید مختص گرفتن امضا از راه دور است. کاهش ریسک، صرفه جویی در منابع و تجربه بهتر مشتری ازجمله مزایای امضای دیجیتال هستند. اگر هنوز مبتدی هستید و یا مدتی است از امضای دیجیتال استفاده می‌کنید این ۱۰ کاربرد امضای الکترونیکی برای کسب‌وکارهای کوچک برای شما مناسب خواهد بود.
۱۰ کاربرد امضای الکترونیکی برای کسب‌وکارهای کوچک
۱) قراردادهای فروش
قراردادهای فروش اغلب مهمترین اسناد شرکت هستند. بنابراین کاربرد امضای الکترونیکی نیز در این زمینه بسیار حیاتی خواهد بود. چرا که کاربران امضای الکترونیکی می‌توانند به جای روزها و هفته‌ها طی چند ساعت و دقیقه به صورت آنلاین قرارداد امضا کنند و امکان چندین باره امضا آنلاین اسناد نیز وجود دارد.
شما طی پروسه امضا از محل قراردادهای فروش کاملا آگاه خواهید بود و به همین علت امکان استفاده از سیستم‌های مديريت ارتباط با مشتری مانند سلزفورس وجود دارد.
۲) سفارش‌های خرید
سفارش خرید گاهی فرمی کوتاه مبنی بر قرارداد است. گاهی نیز فهرستی بلند از ضوابط قیمت گذاری، امور ارسال، مالکيت معنوی و دیگر ابعاد توافق خواهد بود. خریدار و فروشنده به دنبال سرعت و بهره‌وری هستند و امضای دیجیتال در این‌جا به کمک آن‌ها می‌آید. تمامی این فرایند توسط امنیت پنهان محافظت می‌شود.
۳) توافق با فروشنده یا تهیه‌کننده
رشد کسب و کار به ارتباط با فروشنده و تهیه‌کننده متکی است و اغلب زمان و تلاش زیادی بر سر این ارتباط و همسوسازی فعالیت‌های تهیه و تحویل صرف می‌شود. صاحبان کسب وکارهای کوچک جهت بهبود تهیه و تحویل به روش‌های دیجیتال روی آورده‌اند. این تغییر مفهوم تحویل و پرداخت را معرفی کرده که علاوه بر کاهش ریسک مانع خطاهای هزینه‌بر مربوط به پردازش اسناد کاغذی خواهد شد. آگاهی از سیاست‌های خرید شرکت نیز مانند آب خوردن خواهد بود.
۴) سفارشات اصلاح
تغییر امر معمولی در کسب وکارهای پروژه محور مانند معماری، ساخت و ساز و طراحی وب است. مشتری گاهی خواهان تغییر جزئی و گاهی خواستار تغییر کلی است. هزینه این اصلاح باعث افزایش اهمیت سفارش اصلاح شده است. آشنایی با کاربرد امضای الکترونیکی پروسه را تسهیل کرده و به شرکت این امکان را می‌دهد که اسناد اصلاح را پس از اعمال آن ارسال کند. بدین صورت از توقف پروژه جلوگیری می‌شود و اطلاعات کامل اصلاح در فضای ابری قابل رویت خواهد بود.
۵) فرم‌های مشتریان جدید
اگر مشتری برای سپردن کار به شما باید فرم پر کند امضای الکترونیکی به صرفه جویی مالی و زمان کمک می‌کند. اغلب فرم‌های کاغذی و به‌روزرسانی سیاست‌ها با تعداد زیادی اسناد همراه هستند. تهیه کاغذ، خواندن فرم‌ها و ردیابی و بایگانی آن‌ها زمانبر و وقت‌گیر است.
فرم‌های الکترونیکی و امضای الکترونیکی راه حل این چالش هستند و تجربه مشتری را بهبود می‌بخشند. شما می‌توانید لینکی برای همه مشتریان جدید ارسال کنید تا از پیش فرم را مطالعه و امضا کنند. امضای الکترونیکی علی‌الخصوص مناسب کسب وکارهایی است که محصول دست ساز ارسال می‌کنند. اسناد تایید نهایی برای این کسب وکارها حائز اهمیت است. امضای الکترونیکی به شما کمک می‌کند تا تاییدیه‌ها را به آسانی ثبت و بایگانی کنید.
۶) قراردادهای املاک
همه گیری کرونا باعث شده پای امضاهای الکترونیکی به آژانس‌های دولتی و فدرال گشوده شود و در حال حاضر برای ده‌ها میلیون قرارداد ملک و املاک از امضای الکترونیکی استفاده می‌شود که همگی قانونی هستند. این مشاورین املاک نرخ بالای انعقاد قرارداد، بازدهی سریع‌تر سرمایه و افزایش کارامدی مشاورین خود را گزارش دادند.
۷) صدور مجوز حقوق معنوی و دیگر قراردادهای حقوقی
قانونی بودن امضاهای الکترونیکی باعث شده در بسیاری از اسناد حقوقی مانند مجوز حقوق معنوی مورد استفاده قرار بگیرند. امروزه پس از تغییرات قوانین امریکا و دیگر کشورها بار حقوقی امضای دیجیتال با امضاء کاغذی تفاوتی ندارد.
۸) توافق‌های عدم افشا
توافق‌های عدم افشاء در دنیای رقابتی امروز به منزله امنیت کسب وکار هستند. اما توافق‌های قلم و کاغذی گاهی ملالت آور و علی‌رغم میل مشتری هستند. شرکای شما می‌توانند با استفاده از لپ تاپ یا تلفن همراه قرارداد را به صورت الکترونیکی امضا کنند و این امر نوعی حفاظت از اطلاعات است.
۹) پذیرش کارمند
فرم‌های اطلاعات ارتباط، نام‌نويسی برای مزایا و فیش حقوقی از کاغذبازی‌های استخدام کارمند جدید هستند. امضای الکترونیکی امکان پردازش امن و آسان این اسناد را فراهم کرده و انتشار خودکار قراردادها و ارسال سیاست‌های منابع انسانی سریعا به کارمند جدید ارسال خواهد شد. کارمندان نیروی انسانی نیز به کمک داشبورد آنلاین خود بر وضعیت اسناد منابع انسانی نظارت می‌کنند.
۱۰) رضایت والدین و تایید سن
عموم مخاطبین زیر ۱۸ سال شرکت‌های بازی، عکاسان و شرکت‌های سرگرمی برای استفاده از خدمات ارائه شده به رضایت و امضای والدین نیاز دارند. والدین می‌توانند از طریق طیف گوناگونی دستگاه امضای الکترونیکی انجام دهند بسیاری از نرم افزارهای تشخیص هویت از امضای الکترونیکی استفاده می‌کنند. داکیوساین نام یکی از این نرم‌افزارها است.
