امضای ایمیل چیست؟
امضای ایمیل، مانند امضای دیجیتال شامل متن ساده یا برخی نمایههای گرافیکی است که توسط کاربران پلتفرمهای ارسال کننده پست الکترونیکی نظیر جیمیل و یاهو ساخته میشود و پای کلیه ایمیلهایی که این کاربران ارسال میکنند به ثبت میرسد.
در واقع امضای ایمیل را میتوان یک فایل اطلاعاتی در نظر گرفت که به صورت شخصی سازی شده توسط خود شما و به سلیقه خودتان ساخته میشود و قابلیت این را دارد که در پای کلیه ایمیلهای ارسالی شما درج شده و به آنها اعتبار ببخشد. این مجموعه اطلاعات میتواند شامل نام شما، برند تجاری شما، راههای ارتباط با شما و همینطور برخی نمایههای گرافیکی نیز باشد.
استفاده از امضای ایمیل باعث میشود تا شما حین ارسال ایمیل به افراد مختلف – بهویژه در مواردی که ایمیلها کاری و تجاری هستند و به یک برند خاص مربوطند – حرفهایتر به نظر برسید. در عین حال نیز ضمن افزایش امنیت و اعتبار، در صورت ارائه اطلاعات تکمیلی در امضای ایمیل به روشی تاثیرگذار راههای ارتباطی خود را در اختیار مخاطبین قرار دهید.
اغلب سرویسهای ایمیل قابلیت ایجاد و استفاده از امضای ایمیل را دارند. به عنوان مثال، شما میتوانید در جیمیل (Gmail)، یاهو (Yahoo) و اوتلوک (OutLook) امضای ایمیل ایجاد کنید که با توجه به اینکه جیمیل پرطرفدارترین و رایجترین پلتفرم مورد استفاده در جهان و ایران است، در ادامه صرفاً به آموزش نحوه ساخت امضای ایمیل در جیمیل بسنده خواهیم کرد.
چرا باید امضای ایمیل داشته باشیم؟
امضای ایمیل کاربردها و مزیتهای زیادی دارد. با وجود اینکه مکانیسم ایجاد و استفاده از این نوع امضا بسیار ساده است، اما در عین سادگی بسیاری از افراد از وجود آن یا از تاثیر آن روی مخاطب و مزیتهای آن بیاطلاع هستند. از این رو استفاده از آن رواج چندانی ندارد.
برخی از مهمترین کاربردها و مزیتهای مهم امضای دیجیتال عبارتند از:
- امنیت پیامهای ارسالی را به حداکثر میرساند.
- احراز هویت شما به عنوان فرستنده ایمیل است.
- یکپارچگی دادهها را حفظ کرده و از تغییر یا جعل پیامهای ارسالی جلوگیری میکند.
- نشان دهنده حرفهای بودن شما یا کسبوکارتان است.
- یک روش تاثیرگذار و مدرن برای ارائه اطلاعات برند تجاری شما است.
- به شما، نام شما یا برند تجاریتان اعتبار میبخشد.
- استفاده مکرر از آن در ایمیلهای ارسالی میتواند یک روش تبلیغاتی بدون هزینه ولی موثر باشد.
- یک راه ارتباطی بسیار آسان برای مخاطبین است تا با شما ارتباط برقرار کنند.
- قابلیت عدم انکار ارسال پیام را دارد. (که یک مزیت برای گیرنده پیام است)
در میان مزیتهای مطرح شده، امنیت مهمترین و اصلیترین کاربرد و مزیت امضای ایمیل است. استفاده از امضای الکترونیکی در ایمیل به شما کمک میکند تا سطح امنیت دادههای ارسالی خود در بستر جیمیل یا سایر سرویسها را تا حد قابل توجهی ارتقا ببخشید.
امضای ایمیل یکی از متداولترین کاربردهای پروتکلهای امنیتی چند منظوره ایمیل اینترنتی است و بیشتر از هر چیز برای این طراحی و ایجاد شده است تا امنیت ایمیلها را به حداکثر برساند. در ادامه، یکی از مهمترین پروتکلهای امنیتی ایمیل که امضای ایمیل را پشتیبانی میکند را معرفی میکنیم.
پروتکل امضای دیجیتال ایمیل
رمزنگاری ایمیل و امضای دیجیتال ایمیل، دو رویکرد امنیتی پیشنهادی این سرویس برای افزایش سطح امنیت و اعتبار است که توسط پروتکل امنیتی اسمایم (SMIME) پشتیبانی میشوند. کلمه اسمایم برگرفته از عبارت لاتین افزونه امنیتی/ چند منظوره ایمیل اینترنتی (Secure / Multipurpose Internet Mail Extension) است که یک پروتکل و استاندارد برای رمزنگاری ایمیل و امضای دیجیتال ایمیل است.
بیشتر بخوانید: امضای الکترونیکی؛ ضرورتها، انواع، کاربردها و نحوه ساخت آن
از آنجا که بسیاری از سازمانهای بزرگ و معتبر و همینطور نهادهای سری برای مکاتبات خود سرویس ایمیل را به هر شبکه و رسانه مجازی و اجتماعی دیگری ترجیح میدهند، افزایش امنیت مکاتبات ایمیلی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و اسمایم با رمزنگاری و امضای دیجیتال ایمیل این امنیت را تامین میکند.
پروتکل امضای دیجیتال ایمیل با اکثر سرویس دهندههای ایمیل نظیر جیمیل، یاهو و … سازگاری دارد و این قابلیت را به کاربران میدهد تا محتواها و مکاتبات خود در پلتفرمهای ایمیل را به کمک امضای ایمیل امنتر کنند.
به کمک این قابلیت، کاربران قادر خواهند بود از عدم تغییر محتوای ایمیل و تایید فرستنده ایمیل اطمینان حاصل کنند.
زمانی که شما بدون استفاده از امضای ایمیل و از طریق پروتکل قرارداد ساده نامهرسانی (Simple Mail Transfer Protocol) یا به اختصار اسامتیپی (SMTP) اقدام به ارسال ایمیلهای خود میکنید، امکان احراز هویت آنلاین فرستنده وجود ندارد و امکان جعل محتوای پیام یا فرستنده آن نیز وجود دارد.
استفاده از امضای ایمیل و پروتکل اسمایم با کمک به احراز هویت ارسال کننده پیام این مشکل را حل کرده و به گیرنده این اطمینان را میدهد که پیام مورد نظر توسط فرد یا سازمانی که مدعی است ارسال شده است و جعلی نیست.
به علاوه، استفاده از پروتکل اسمایم و امضای ایمیل به گیرندگان مزیت بسیار مهمی را ایجاد میکند. با امضا شدن پای پیامهای ارسالی، گویا ارسال کننده پیام احراز هویت شده است و دیگر نمیتواند ارسال آن را انکار کرده یا مدعی شود که فرد دیگری از جانب وی – بدون هماهنگی یا اطلاع او – پیام را ارسال کرده است.
این مورد، به ویژه در خصوص قراردادهایی که از طریق ایمیل رد و بدل شده، به توافق میرسند و امضا میشوند از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که پس از امضای قراردادها، طرفین نمیتوانند منکر آن شده یا ادعا کنند جعلی و ساختگی است.
مورد دیگری که پروتکل امضای دیجیتال ایمیل ارائه میدهد یکپارچگی دادهها و پیامها است. زمانی که شما به جای استفاده از پروتکل اسامتیپی از پروتکل اسمایم و امضای ایمیل استفاده میکنید، عملاً قابلیت دستکاری یا حذف و تغییر مندرجات پیام را از بین میبرید. در نتیجه هر دو طرف میتوانند این اطمینان را داشته باشند که پس از بارها رد و بدل شدن یک پیام، مندرجات و محتویات آن ثابت و یکپارچه باقی مانده و هیچگونه دستکاری یا جعلی در آن صورت نگرفته است.
این مورد نیز جزو مواردی است که به ویژه در خصوص قراردادهایی که از طریق ایمیل رد و بدل شده، به توافق میرسند و امضا میشوند از اهمیت بالایی برخوردار است چرا که پس از امضای قراردادها، طرفین نمیتوانند در آن دخل و تصرف کرده یا مفاد آن را تغییر دهند.
نکته: توجه داشته باشید که استفاده از پروتکل امضای دیجیتال ایمیل یا همان اسمایم، صرفاً امنیت و یکپارچگی اطلاعات را حفظ میکند و برای احراز هویت کاربرد دارد. این پروتکل هیچگونه تاثیری در محرمانگی پیامها ندارد و درست مانند پروتکل اسامتیپی، در پروتکل اسمایم نیز پیامها بهصورت متنهای واضح ارسال میشوند. به منظور محافظت از محتوای پیامهای ارسالی خود از طریق ایمیل، لازم است از رمزگذاری نیز استفاده کنید.
نمونه امضا ایمیل
امضای ایمیل میتواند شامل عبارتهای متنی بوده، اعداد یا اطلاعات شما یا برند تجاریتان را در برگیرد و یا از برخی نمایههای گرافیکی و تصاویر در آن استفاده شده باشد.
بیشتر بخوانید: امضای دیجیتال در سامانه ثنا
بدون شک، در مورد شرکتها، سازمانها یا برندهای معتبر، وجود لوگو در داخل امضای دیجیتال میتواند علاوه بر افزایش جذابیت بصری آن، به اعتبار امضا نیز افزوده و در عین حال، یک رویکرد تبلیغاتی برای نمایش آن نیز باشد. این در حالی است که احتمالاً برندها یا افرادی که برای امور تجاری و بازاریابی از امضای ایمیل استفاده میکنند، ترجیح میدهند اطلاعات تماسشان نیز در امضای دیجیتالشان گنجانده شود.
از این رو شاید بد نباشد اگر تعدادی نمونه امضا ایمیل قابل ساخت و متداول را مورد بررسی قرار دهیم:
۱.استفاده از تصویر فرد و اطلاعات تماس
این نمونه امضا ایمیل بیشتر از همه مناسب افرادی است که در حوزههای بازاریابی و امثال آن فعالیت دارند. در کنار اطلاعات تماس متداول نظیر شماره تماس یا نمابر، میتوانید آیدی شبکههای مجازی خود نظیر فیسبوک، تلگرام، لینکدین و غیره را نیز ارائه دهید.
۲.استفاده از لوگو و اطلاعات تماس
درج لوگو در کنار اطلاعات تماس، مناسب آن دسته از حسابهای کاربری است که مربوط به یک شرکت، سازمان یا برند تجاری هستند. در کنار لوگو و درج اطلاعات تماس اصلی نظیر تلفن تماس، نمابر و غیره میتوان از کیو آر کد (QR Code) و آدرس وبسایت برند یا شرکت نیز استفاده کرد تا مخاطبین برای کسب اطلاعات بیشتر بتوانند از آنها استفاده کنند.
۳.درج امضای گرافیکی در کنار تصویر فرد و اطلاعات تماس
علاوه بر تصویر فرد و اطلاعات تماس، این قابلیت در ایجاد امضای دیجیتال وجود دارد که امضای دستی او نیز به صورت اسکن شده در امضای ایمیل درج شود. این گزینه برای افرادی که مدیریت یک مجموعه را در اختیار دارند و امضای آنها معتبر است بسیار کاربردی است.
۴.درج امضای گرافیکی در کنار لوگو و اطلاعات تماس
در مورد برندها، شرکتها و سازمانها نیز امکان درج امضای مدیرعامل در کنار لوگو و اطلاعات تماس وجود دارد. استفاده از امضای دستی در داخل امضای دیجیتال ایمیل به آن حس امنیت و اعتبار بیشتری بخشیده و منجر به اعتماد بیشتر مخاطبین میشود.
بدیهی است که انواع دیگری از امضاهای دیجیتال ایمیل نیز قابل ایجاد و استفاده است. ممکن است به عنوان یک کاربر، تنها به درج اسکن امضای دستی خود در امضای ایمیلتان بسنده کنید، یا تمایل داشته باشید اطلاعات یا نمایههای گرافیکی بیشتری را به آن اضافه کنید.
ساخت امضای ایمیل
به رغم اینکه ساخت امضای ایمیل در اغلب سرویسهای ارائه دهنده ایمیل قابل ایجاد و استفاده است، اما با توجه به اینکه در جهان و ایران سرویس جیمیل بیشترین پایگاه کاربری را به خود اختصاص داده، در ادامه نحوه ساخت امضای ایمیل در جیمیل به سه طریق را معرفی میکنیم.
ساخت امضای ایمیل در مرورگر دسکتاپ
سادهترین و متداولترین راه برای ساخت امضای ایمیل در جیمیل، استفاده از مرورگر کامپیوتر و منوی تنظیمات نسخه تحت وب سرویس جیمیل است. این روش در عین در دسترس بودن و ساده بودن، امکانات و گزینههای بیشتری را نیز در اختیار شما قرار میدهد. برای این منظور کافی است مراحل زیر را طی کنید:
- از طریق لینک Gmail وارد صفحه تحت وب ایمیلهای اکانت جیمیل خود شوید.
- در صورتی که آدرس جیمیل شما روی مرورگر وب فعال نباشد، نیاز خواهد بود تا اطلاعات جیمیل خود را وارد کرده و روی Sign In کلیک کنید تا به صفحه مدیریت ایمیلهای خود وارد شوید.
- منوی تنظیمات جیمیل – آیکون چرخدهنده سمت راست بالا – را انتخاب کرده و روی گزینه See all Settings کلیک کنید تا صفحه تنظیمات برای شما به نمایش درآید.
- در همان تب General با کمک اسکرول ماوس به بخشهای پایینی صفحه بیایید تا گزینه Signature را پیدا کنید.
- در صورتی که از پیش امضای دیجیتال ایمیل داشته باشید، از این قسمت امکان مدیریت آن را خواهید داشت، در غیر اینصورت برای ساخت امضای الکترونیکی جدید کافی است روی Create new کلیک کنید.
- در قسمت Name new signature نام امضای خود را وارد کنید. این نام میتواند نام شما، نام برندتان، یا هر عنوان دیگری باشد که برای امضای ایمیل خود در نظر دارید؛ پس از وارد کردن نام، دکمه Create را بزنید.
- در قسمت به نمایش درآمده میتوانید متن امضا یا اطلاعات تماس و هر داده دیگری که در نظر دارید را تایپ کرده، از منوی تنظیمات آن تنظیمات فونت و غیره خود را اعمال کنید. همانطور که در تصور نیز قابل مشاهده است، امکان افزودن عکس یا فایل نیز در این بخش وجود دارد.
- دو گزینه در بخش پایینی تنظیمات در قالب Signature defaults مشاهده خواهید کرد. گزینه FOR NEW EMAILS USE به منظور استفاده خودکار از این امضای ایمیل برای کلیه ایمیلهای ارسالی جدید است. در صورت انتخاب امضا در گزینه ON REPLY/FORWARD USE نیز امضای ایمیل ایجاد شده صرفاً برای ایمیلهای ریپلای یا فوروارد شده مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
- در صورتی که نیاز به ایجاد چند امضا داشته باشید – مثلاً یک امضا برای برند و یک امضا برای خودتان به عنوان مدیرعامل یا بازاریاب – میتوانید با کلیک روی گزینه Create new مجدداً اقدام به ایجاد یک امضای ایمیل جدید کنید.
- پس از اتمام فرایند ساخت امضای ایمیل، با حرکت اسکرول ماوس به انتهای صفحه رفته و با کلیک روی Save Changes امضای ایجاد شده را سیو و سپس به صورت خودکار از تنظیمات خارج میشوید.
توجه داشته باشید که متن مورد استفاده برای ساخت امضای دیجیتال ایمیل در این روش نهایتاً قادر به پشتیبانی از ۱۰ هزار کاراکتر است و بیشتر از آن نباید باشد. به علاوه، در صورتی که تمایل به افزودن امضای دستی خود به این امضا باشید، لازم است اسکن آن را در قالب فایل JPG سیو کرده و به صورت تصویر به امضا اضافه کنید.
ساخت امضای ایمیل در سیستم عامل اندروید
ساخت امضای دیجیتال برای ایمیل از طریق نسخه اندرویدی اپلیکیشن جیمیل نیز قابل انجام است. به منظور ساخت امضا از طریق اپلیکیشن جمیلی در گوشیهایی با سیستم عامل اندروید لازم است مراحل زیر را طی کنید:
- برنامه جیمیل گوشی را اجرا کنید.
- از طریق لمس آیکون سه خط بالای صفحه سمت چپ وارد منوی اصلی اپلیکیشن شوید.
- گزینه Settings را انتخاب کنید.
- در صفحه باز شده اکانتهای جیمیلی که برای این گوشی تعریف شدهاند نشان داده میشوند. اکانت جیمیلی که قصد ساختن امضا برای آن دارید را انتخاب کنید.
- گزینه Signature را انتخاب کنید.
- در پنجرهای که باز میشود متن مورد نظر خود را تایپ کنید.
- در نهایت با فشار دادن دکمه OK متن مورد نظر را به عنوان امضای خود تعریف میکنید.
هر زمان که قصد دارید از اپلیکیشن جیمیل موجود روی گوشی خود برای ارسال پیام استفاده کنید، این امضای ساخته شده به صورت اتوماتیک پای پیامها به ثبت خواهد رسید. توجه داشته باشید که امکانات و گزینههای این روش به مراتب کمتر از استفاده از مرورگر وب بوده و امکان ادیت جزئیات امضا یا افزودن عکس به امضای ایمیل نیز در آن وجود ندارد.
ساخت امضای ایمیل در سیستم عامل آیاواس (iOS)
سیستم عامل آیاواس (iOS) گوشیهای آیفون همانند اندروید قابلیت ساخت امضای دیجیتال از طریق اپلیکیشن جیمیل را به کاربران میدهد. برای این منظور کافی است طبق مراحل زیر اقدام کنید:
- برنامه جیمیل را روی گوشی اجرا کنید.
- منوی سه خطر سمت چپ بالای صفحه را لمس کنید.
- گزینه Settings را انتخاب کنید.
- در بخش COMPOSE AND REPLY گزینه Signature Settings را انتخاب کنید.
- گزینه Mobile Signature را فعال کنید.
- در قسمت فعال شده متن امضای خود را تایپ کنید.
- در نهایت با لمس دکمه Done امضا ثبت شده و به صورت خودکار از صفحه خارج میشوید.
در صورتی که بخواهید متن امضای مورد نظر را ادیت کنید میتوانید مجدداً مراحل فوق را تکرار کرده و در قسمت Mobile Signature متن امضا را تغییر دهید. همینطور با غیر فعال کردن این گزینه میتوانید استفاده از امضا برای پیامهای ارسالی را کنسل کنید.
استفاده از امضا سازها
همانطور که در قسمتهای بالا مشاهده کردید، معمولاً بخش ساخت امضای خود سرویس جیمیل – به ویژه در نسخههای اندروید و آیاواس – محدودیتهای زیادی دارد. از این رو شاید برخی از کاربران، خصوصاً سازمانها یا کاربران حرفهای که به دنبال یک امضای دیجیتال خاص، منحصر به فرد، پیچیده و جذاب میگردند، به دنبال ابزارهای حرفهایتری برای ساخت امضا باشند.
اگرچه وبسایتها و نرمافزارهای زیادی خدمات ساخت امضای دیجیتال را ارائه میدهند، اما تنها تعداد معدودی از آنها برای کاربران ایرانی فیلتر نیستند یا به دلیل تحریم از دسترس ایرانیها خارج نشدهاند. از این رو، دو مورد از امضا سازهای قابل دسترسی برای کاربران ایرانی را معرفی میکنیم.
ساخت امضای ایمیل در هاباسپات (HubSpot)
هاباسپات یکی از پلتفرمهای رایگان ساخت امضای دیجیتال برای ایمیل است که کاربران ایرانی نیز میتوانند به راحتی و بدون نیاز به ویپیان (VPN) به آن دسترسی داشته و از خدمات آن استفاده کنند. برای ساخت امضا در هاباسپات:
- از طریق لینک HubSpot وارد وبسایت شوید.
- از بین تمپلیتهای موجود (ستون سمت چپ)، تمپلیت مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- روی Create signature کلیک کنید.
- در ستون سمت چپ باز شده، اطلاعات خود را وارد کنید.
- پس از تکمیل اطلاعات، از منوی بالای کادر اطلاعات قسمت تصاویر را انتخاب کنید.
- تصاویر خود اعم از عکس پروفایلی، تصویر لوگو یا اسکن امضای دستیتان را آپلود کنید.
- در نهایت از امضای ایمیل ساخته شده خود خروجی بگیرید.
ساخت امضای ایمیل در جیمیو (Gimmio)
پلتفرم جیمیو نیز درست مثل هاباسپات، یک پلتفرم رایگان برای ساخت امضای دیجیتال برای ایمیل است که برای کاربران ایرانی در دسترس است. به منظور ساختن امضای ایمیل توسط وبسایت جیمیو میتوانید به روش زیر عمل کنید:
- از طریق لینک Gimmio وارد وبسایت جیمیو شوید.
- روی دکمه پلی سمت راست تصویر کلیک کرده و وارد بخش ساخت امضا شوید.
- دکمه سبز رنگ New Signature را فشار دهید.
- از ستون سمت چپ میتوانید تمپلیت مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- اکنون از منوی سمت راست تصویر میتوانید اطلاعات خود را وارد کرده، تصاویر مورد نظرتان را آپلود کنید.
- در نهایت میتوانید از بخش Illustration منوی سمت راست، خروجی امضای دیجیتال ایمیل خود را دریافت کنید.
در صورت سرچ و استفاده از سایر وبسایتهای مشابه نیز با توجه به اینکه روال کار تقریباً در تمام پلتفرمها به همین منوال است، میتوانید به راحتی اقدام به ایجاد امضا در ایمیل خود کرده و از آن برای بهبود مکاتبات ایمیلی خود بهره بگیرید.
نتیجهگیری
یوآیدی به عنوان اولین سرویس ارائه دهنده خدمات احراز هویت آنلاین، در نظر دارد امکان جعل هویت و سایر مشکلات ناشی از آن را به حداقل برساند. امضای ایمیل نیز یکی از روشهای مقابله با جعل هویت است که توسط ارائه دهندگان سرویسهای ایمیل ارائه میشود.
خدمات یوآیدی
یوآیدی خدمات احراز هویت مانند احراز هویت سجام و احراز هویت ثنا را به راحتی و به صورت اینترنتی در کوتاهترین زمان ممکن انجام دهید. این کار با استفاده از راه حل احراز هویت یوآیدی به سادگی انجام میشود.
سوالات متداول
بله… مهمتر از جنبه جذابیت بصری و تبلیغاتی امضای ایمیل، پروتکل امضای دیجیتال ایمیل – اسمایم (SMIME) – باعث میشود تا امنیت، احراز هویت، اعتبار، یکپارچگی دادهها و مزیتهایی از این دست نیز به مکاتبات ایمیلی شما افزوده شوند. استفاده از امضای ایمیل به شما کمک میکند تا حرفهایتر به نظر برسید، از جعل فرستنده یا دستکاری در محتوای ایمیل خودکاری کنید، و سطح امنیت پیامهای خود را تا حد زیادی افزایش دهید.
با وجود اینکه امکان ساخت امضای ایمیل در گوشیها – چه اندرویدی و چه آیاواس (iOS) – فراهم است، اما بهتر است برای ایجاد امضا در ایمیل خود از مرورگرهای کامپیوتری و نسخه دسکتاپی جیمیل استفاده کنید. این نسخه امکانات و گزینههای به مراتب بیشتری ارائه میدهد.
امضای ایمیل در واقع نوعی از امضای دیجیتال است که صرفاً برای مکاتبات صورت گرفته از طریق سرویسهای ارائه دهنده ایمیل نظیر جیمیل و یاهو و غیره کاربرد دارد.