امضای ایمیل چیست؟ آموزش ساخت امضا در ایمیل

طراحی امضای ایمیل اگرچه در ظاهر ساده به نظر می‌رسد، اما رعایت برخی اصول مهم در آن، نقش زیادی در تاثیرگذاری و اعتبار شما دارد. در اینجا مهم‌ترین نکاتی که هنگام طراحی امضای ایمیل باید مدنظر قرار دهید آورده شده است:

۱. سادگی و خوانایی (Less is more):

• امضای ایمیل باید تمیز، خوانا و به دور از شلوغی باشد.
• از درج اطلاعات غیرضروری، نوشته‌های طولانی یا المان‌های گرافیکی زیاد خودداری کنید.

۲. نمایش اطلاعات ضروری و مهم:

• اطلاعاتی که باید حتماً در امضا وجود داشته باشد:
• نام کامل
• عنوان شغلی یا نقش
• نام شرکت یا برند (در صورت وجود)
  شماره تماس
• لینک سایت یا شبکه‌های اجتماعی حرفه‌ای (مثل لینکدین)
• آدرس ایمیل

۳. استفاده از عناصر گرافیکی برند:

• لوگوی شرکت، رنگ‌های سازمانی، آیکون‌های شبکه اجتماعی و فونت‌های هماهنگ با برند در صورت امکان استفاده شوند تا انسجام بصری برند حفظ شود.
• لوگو یا عکس پروفایل باعث افزایش اعتماد و یادآوری بهتر می‌شود.

۴. هماهنگی با موبایل (Mobile responsiveness):

• بسیاری از کاربران ایمیل را در گوشی چک می‌کنند، بنابراین امضا باید در نمایشگرهای کوچک هم درست و خوانا نمایش داده شود.

۵. استفاده صحیح از تصاویر:

• حجم تصاویر باید کم و فرمت مناسب باشد (JPEG یا GIF بهتر از PNG).
• ابعاد تصویر در کد HTML به صورت دقیق مشخص شود تا در سرویس‌هایی مثل Outlook به هم نریزد.
• برای هر تصویر، متن جایگزین (alt text) تعریف شود تا در صورت لود نشدن، توضیح مناسبی نمایش داده شود.

۶. رعایت ساختار و فاصله‌بندی مناسب:

• استفاده از جداول (HTML tables) برای تنظیم چیدمان پیشنهاد می‌شود، چون باعث می‌شود ساختار امضا در تمام سرویس‌های ایمیل یکسان نمایش داده شود.
• فاصله‌گذاری بین اجزای امضا، خوانایی را افزایش می‌دهد.

۷. قرار دادن فراخوان به اقدام (CTA) در صورت نیاز:

• اگر می‌خواهید مخاطب کاری انجام دهد (مثلاً «وب‌سایت ما را ببینید» یا «جلسه رزرو کنید») می‌توانید از یک دکمه یا لینک متنی در امضا استفاده کنید، اما فقط یک مورد تا از شلوغی پرهیز شود.

۸. استفاده از فونت استاندارد و خوانا:

• از فونت‌هایی مثل Arial، Calibri، Verdana یا Times New Roman که در تمام سرویس‌های ایمیل پشتیبانی می‌شوند، استفاده کنید.

۹. تطابق با قوانین و مقررات (Compliance):

• در ایمیل‌های تجاری، گاهی لازم است آدرس فیزیکی شرکت، لینک لغو اشتراک یا پیام‌های حقوقی (مانند جمله‌های محرمانگی) نیز درج شود.

۱۰. تست نهایی قبل از استفاده:

• حتماً امضای خود را در سرویس‌هایی مثل Gmail، Outlook و Apple Mail تست کنید تا مطمئن شوید در همه جا درست نمایش داده می‌شود.
• یک نسخه ساده‌تر برای ریپلای یا فوروارد هم در نظر بگیرید تا ایمیل‌ها شلوغ نشوند.