آیا در مورد استفاده امضای دیجیتال اطلاعاتی دارید؟ آیا می‌دانید که چگونه می‌توان امضای الکترونیکی را به پی‌دی‌اف، ورد و گوگل داک اضافه کرد؟ از آنجایی که امضای الکترونیکی راه حل انعقاد غیرحضوری قرارداد است. چه روش‌های مختلفی برای انجام آن وجود دارد؟
امضای آنلاین قراردادها فاکتوری تاثیرگذار بر رشد کسب و کار است. اما چه راه‌هایی برای امضای آنلاین اسناد وجود دارد و مزایا، معایب و جایگزین‌های آن کدامند؟ این مطلب به روش‌های مختلف استفاده امضای دیجیتال، امضای آنلاین قراردادها و اسناد از طریق پلتفرم‌هایی مانند ورد می‌پردازد. اگر امضا و مدیریت قراردادها برایتان دردسرساز است می‌توانید از مرورگر نیز استفاده کنید. در ادامه مباحث بیش‌تری را در مورد استفاده امضای دیجیتال با شما به اشتراک می‌گذاریم.
امضای الکترونیکی چیست؟
به استفاده امضای دیجیتال توسط شخصی مبنی بر موافقت با ضوابط قرارداد امضای الکترونیکی یا دیجیتال می‌گویند. این نوع امضا صورت جدید امضاهای قلم و مدادی است که حضور شخص برای انجام آن الزامی بود. در حال حاضر بخش‌هایی در دنیا از امضای الکترونیکی استفاده می‌کنند. می‌توان برای اسناد مختلفی در قالب پی‌دی‌اف، ورد، صفحه گسترده و پلتفرم‌های ارتباطی مبتنی بر مرورگر از امضای الکترونیکی استفاده کرد.
چرایی استفاده امضای دیجیتال
استفاده از امضای دیجیتال بدین معناست که برای عقد قرارداد نیازی به حضور فیزیکی طرفین نیست و این کار از طریق رایانامه، تلفن همراه و یا مرورگر انجام می‌شود. البته لازم به ذکر است که امضای آنلاین اسناد معمولا آسان‌تر است.
استفاده امضای دیجیتال مزایای دیگری نیز دارد. اگر پلتفرم مورد استفاده حسی باشد به فرایند امضای سریع‌تری نیاز است. از آن‌جا هم که امضای الکترونیکی محصولی، مصنوعي دیجیتال است باید مهر زمانی داشته باشد. شما می‌توانید تعیین کنید برخی اعمال به‌صورت خودکار و همزمان پس از امضا انجام شوند و برای مثال فایلی پی‌دی‌اف به طرفین ارسال شود.
در استفاده از این نوع امضا مزایای امنیتی نیز دارد. از انجایی هم که اطلاعات مربوط به این امضا در فضای ابری ذخیره می‌شود احتمال مفقودی یا آسیب دیدن آن کم است. همچنین تصدیق استانداردهای امنیتی و رد ممیزی امضای الکترونیکی به ایجاد استانداردهایی یکپارچه و مطمئن کمک می‌کند. مشتریان معمولا برای دور شدن از پروسه دشوار یافتن دستی پوشه‌ها و قراردادهای چاپی به راهکار آنلاین روی می‌آورند.
زندگی کوتاه است و استفاده امضای دیجیتال مزایای بی‌نظیری برای کسب و کارها به همراه دارد. دراپ‌باکس پیش بینی کرده است که کسب وکارها با استفاده از امضای الکترونیکی می‌توانند زمان گردش خود را ۸۰ درصد و سرعت تکمیل خود را ۲۶ درصد افزایش دهند.
چگونه می‌توان سندی را به صورت الکترونیکی امضا کرد؟
شرکت‌های مختلف نرم‌افزارهای گوناگونی را برای امضای الکترونیکی اسناد ارائه می‌دهند. داکیوساین، هلوساین، اداب‌ساین و ساین‌ناو از جمله این شرکت‌ها هستند. هزینه خدمات ارائه شده آن‌ها نیز متفاوت است. اما حتی استفاده از ساده‌ترین خدماتشان هم نیازتان را براورده خواهد کرد.
پلتفرم‌هایی مانند جورو پشتیبانی گسترده‌تری دارند و خودکارسازی انعقاد قرارداد، گردش کار تصدیق، مذاکره از طریق مرورگر، امضای الکترونیکی امن و ردیابی و تحلیل پس از امضا از جمله خدمات آنهاست. این گزینه مناسب تیم‌های بزرگ با حجم بالای قرارداد است. همچنین می‌توان درون قالب سند اصلی امضای الکترونیکی ایجاد کرد. در ادامه به استفاده امضای دیجیتال در پی‌دی‌اف، ورد و گوگل داک می‌پردازیم.
چگونه می‌توان امضای الکترونیکی را به پی‌دی‌اف افزود؟
پی‌دی‌اف قالب مورد تایید بسیاری از پلتفرم‌های نرم افزاری است. روش‌های گوناگونی برای افزودن امضای الکترونیکی به پی‌دی‌اف وجود دارد. چهار نمونه از آن‌ها در این قسمت آورده شده است.
۱) امضای الکترونیکی پی‌دی‌اف در سیستم عامل مک
اگر پی‌دی‌افی را روی رایانه مک باز کنید در برنامه پریویو نشان داده می‌شود. برای افزودن امضا ابتدا باید ابزارها را انتخاب کرده، سپس روی حاشيه نوشتن کلیک کرده و امضا را اضافه کنید.
شما می‌توانید در این منو گزینه مدیریت امضاها را انتخاب و امضاهای دیجیتال خود را به منو اضافه کنید. امضای مدنظرتان را انتخاب کرده و بدین صورت به پی‌دی‌اف اضافه خواهد شد و سپس می‌توانید آن را حرکت دهید.
۲) امضای الکترونیکی پی‌دی‌اف در آی او اس
برای استفاده امضای دیجیتال در پی‌دی‌اف بر روی آیفون و آیپد پی‌دی‌اف را با برنامه «فایلز» باز کرده و سپس دکمه + را لمس کنید. از این‌جا می توان گزینه امضا را انتخاب کرد. شما همچنین می‌توانید امضاهای جدیدی را به آن اضافه کرده یا امضاهای ذخیره شده را اصلاح کنید.
۳) امضای الکترونیکی پی‌دی‌اف در اندروید
برای دستگاه‌های اندروید ابتدا نرم افزاری مانند اداب ریدر را دانلود کرده و سپی امضا را به پی‌دی‌اف اضافه کنید. همانند مثال‌های پیشین این امضا با استانداردهای اعتبار همسو نیست و رد ممیزی ندارد.
۴) امضای الکترونیکی پی‌دی‌اف در اداب آکروبات
اداب همیشه آسان‌ترین روش امضای پی دی اف بوده است. برای این کار روی آیکون خودنویس کلیک کرده و گزینه پر کردن و امضا را انتخاب کنید. از آن‌جا که آکروبات بخشی از اداب بوده بنابراین زیرمجموعه اداب‌ساین است و امضا از طریق آن تا حدودی معتبر خواهد بود. اما ویژگی‌های مدیریتی خاصی ندارد.
معیار اعتبار امضاء دیجیتال چیست؟
قبل از استفاده امضای دیجیتال باید بدانید که چند فاکتور مختلف گویای اعتبار آن هستند:
- مهرزمانی :
وقتی قرارداد به امضا می‌رسد مهرزمانی دیجیتال زمان توافق را ثبت می‌کند. این امر به یافتن تاریخ‌ها در آینده کمک خواهد کرد. - امنیت :
امضای دیجیتالی که در فضای ابری ذخیره شده است از آسیب و مفقود شدن در امان خواهد بود. - رد ممیزی :
اینکه فرد امضا کننده و زمان آن مشخص باشد حائز اهمیت است. زمانی که قراردادها در پلتفرمی دارای ابزار اصلی امضای الکترونیکی به صورت خودکار درمی‌آیند، شما می‌توانید به رد ممیزی مذاکرات و ویرایش‌ها دسترسی داشته باشید.
مزایای امضای الکترونیکی پی دی اف
محبوبیت قالب پی دی اف میان کاربران علاقه‌مند به استفاده امضای دیجیتال دلایل مختلفی دارد.
- پی دی اف‌ها بین‌المللی هستند یعنی با بیشتر نرم افزارها سازگار است و تقریبا هر دستگاهی آن را باز می‌کند.
- پی دی اف‌ها قابل حمل هستند یعنی ارسال آن‌ها از طریق رایانامه، واتسپ و فیسبوک آسان است
معایب امضای الکترونیکی پی دی اف
اگر چه پی دی اف‌ها قالب مقدماتی خوبی برای امضای الکترونیکی اسناد هستند اما کاستی‌هایی دارند.
- با بیشتر دستگاه‌ها و نرم افزارها سازگار هستند. اما این به معنی سازگاری کامل و بی دردسر نیست.
- اکثر امضاهایی که آورده شدند نقاشی دیجیتال هستند و با استانداردها همسو نیستند و رد ممیزی ندارند.
- افزودن نقاشی اسم به سند آن را از لحاظ حقوقی لازم الاجرا نمی‌کند.
- گزینه‌های بالا برای فرایند قرارداد کاربردی ندارند. مثلا آیا پس از افزودن امضا به طرفین به طور خودکار اطلاع داده می‌شود؟ آیا قرارداد به‌صورت خودکار به آنان ایمیل می‌شود؟ قرارداد را چگونه ذخیره می‌کنید و جستجو در آن چگونه خواهد بود؟
- محتوای پی دی اف را اطلاعات بى ساخت تشکیل می‌دهد که جستجوی آن دشوار است و اطلاع از جزئیات قرارداد گاهی دشوار خواهد بود.
چگونگی افزودن امضای الکترونیکی به فایل ورد
ورد قالب استاندارد ۹۹ درصد اسناد و قراردادها است. ورد از قابلیت افزودن امضای دیجیتال برخوردار است. از طرفی هم استفاده از این قابلیت در ورد بسیار ساده است. ابتدا نشانه ماوس را به محل موردنظرتان جهت امضاء ببرید و از تب اینسرت گزینه متن را انتخاب و سپس لیست امضاها و بعد از آن خط امضای مایکروسافت آفیس را انتخاب کنید. شما می‌توانید در این قسمت نام طرف امضا کننده را اضافه کنید.
اگر هم شما این سند را دریافت کرده‌اید و می‌خواهید آن را امضا کنید. کافی است روی خط امضا کلیک راست کرده و روی گزینه امضا کلیک کنید. به این ترتیب امضای دیجیتال مایکروسافت ورد که معتبر هم است، اضافه می‌شود.
مزایای امضای الکترونیکی فایل ورد
- تقریبا همه می‌توانند از آن استفاده کنند و کار با آن را یاد بگیرند. بنابراین انعقاد قرارداد به کمک آن منطقی است.
- احتمال اینکه طرف قرارداد قادر به باز کردن فایل ورد نباشد تقریبا صفر است.
- ارسال آن‌ها نیز از طریق رایانامه و سرویس‌های پیام رسان آسان است.
معایب امضای الکترونیکی فایل ورد
اگر چه همه می‌توانند از ورد استفاده کنند اما ورد مناسب هر نوع قراردادی نیست. کاربرد ورد به گونه‌ای است که سعی شده تجربه قدیمی کار با کاغذ القاء شود و شما فایل‌هایی ايستا و غیرتعاملی خواهید داشت. به همین خاطر قرارداد با چالش‌هایی روبرو می‌شود:
- اسناد ورد غیرتعاملی هستند. اگر طرفین طی مذاکرات قصد اعمال تغییر داشته باشند باید از بخش ردیابی تغییرات اقدام کنند که همیشه دردسرساز است.
- ورد ها نیز همانند پی دی اف ایستا هستند و جستجو درونشان دشوار است.
- ویژگی‌هایی لازم برای قرارداد از جمله مذاکره، تجزیه و تحلیل و امضای الکترونیکی آسان در ورد وجود ندارد.
چگونه می‌توان به گوگل داک امضای الکترونیکی افزود؟
گوگل داک تعاملی تر از ورد و پی دی اف است. آن‌ها مبتنی بر مرورگر هستند از این رو براساس داده باساختار نوشته می‌شود و امکان تعامل همزمان طرفین وجود دارد.
اما قابلیت امضا در گوگل داک محدود است. درصورت عدم استفاده از نرم افزار شخص ثالث باید افزودن را انتخاب کرده، گزینه کشیدن را انتخاب کنید، روی تندنویسی کلیک و امضای خود را بکشید. همچنین باید خاطرنشان کرد که این یک امضای الکترونیکی واقعی نیست. زیرا شما برای اعتبار امضای الکترونیکی باید از یک افزونه استفاده کنید.
مزایای امضای الکترونیکی گوگل داک
استفاده از گوگل داک امکان تعامل را به‌وجود می‌آورد، قالب آن منعطف است و ارسال و به اشتراک گذاشتن آن آسان خواهد بود.
معایب امضای الکترونیکی گوگل داک
قابلیت درونی گوگل داک برای امضای الکترونیکی طراحی نشده است. شما می‌توانید از افزونه استفاده کنید. اما آیا استفاده از قالب بهتری که مناسب امضای الکترونیکی طراحی شده گزینه بهتری نیست؟
